Πώς να εργάζεστε με συναλλαγές σε ένα μητρώο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου QuickBooks - dummies

Μπορείτε να ανοίξετε ένα μητρώο από τη σελίδα Λογαριασμός στο QuickBooks Online (QBO). Για να ανοίξετε τη σελίδα Λογαριασμός λογαριασμού, κάντε κλικ στο εικονίδιο Gear δίπλα στο όνομα της εταιρείας σας και, από το μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Λογαριασμός λογαριασμού στη στήλη Ρυθμίσεις.

Από τη σελίδα Λογαριασμός λογαριασμού, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε οποιονδήποτε λογαριασμό που εμφανίζει ένα ποσό δολαρίου (συμπεριλαμβανομένου του 0) στη στήλη Υπόλοιπο QuickBooks. όλοι αυτοί οι λογαριασμοί είναι λογαριασμοί ισολογισμού και έχουν μητρώα.

Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα λογαριασμό για να το επιλέξετε. Εάν το κουμπί "Εγγραφή" πάνω από τη λίστα λογαριασμών είναι διαθέσιμο, τότε γνωρίζετε ότι έχετε επιλέξει έναν λογαριασμό ισολογισμού. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εγγραφή για να ανοίξετε το μητρώο του λογαριασμού.

Εισαγωγή μιας συναλλαγής

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή" ή κάνετε διπλό κλικ σε ένα λογαριασμό ισολογισμού, μπορείτε να καταχωρίσετε μια συναλλαγή σε ένα μητρώο. ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ οπουδήποτε σε μια κενή γραμμή.

Το QBO συμπληρώνει τη σημερινή ημερομηνία και εμφανίζει ένα μικρό πλαίσιο λίστας πάνω από την ημερομηνία.
Κάντε κλικ στο πλαίσιο λίστας και, από τη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε τον τύπο συναλλαγής που θέλετε να εισαγάγετε.

Πριν ανοίξετε το πλαίσιο λίστας εμφανίζεται ένας τίτλος ενός τύπου συναλλαγής. Αφού ανοίξετε το πλαίσιο λίστας, το QBO εμφανίζει τη λίστα με τους διαθέσιμους τύπους συναλλαγών και, κατά τη διαδικασία, καλύπτει την ημερομηνία συναλλαγής. γι 'αυτό δεν μπορείτε να δείτε την ημερομηνία συναλλαγής για τη συναλλαγή εδώ.

Όταν ανοίγετε τη λίστα των τύπων συναλλαγών, το QBO εμφανίζει μόνο τους τύπους συναλλαγών που είναι διαθέσιμες στο μητρώο λογαριασμών που ανοίξατε. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε μια πληρωμή πελάτη σε ένα μητρώο τραπεζικών λογαριασμών, αλλά δεν μπορείτε να εισάγετε τιμολόγιο πελάτη. Ομοίως, μπορείτε να καταγράψετε μια επιταγή ή μια πληρωμή λογαριασμού σε ένα μητρώο τραπεζικών λογαριασμών, αλλά δεν μπορείτε να εισάγετε λογαριασμό πωλητή.
Πατήστε Tab και, εάν είναι απαραίτητο, αλλάξτε την ημερομηνία συναλλαγής.
Πατήστε Tab και, εάν είναι απαραίτητο, δώστε έναν αριθμό αναφοράς για τη συναλλαγή.

Για παράδειγμα, αν εγγράφετε έλεγχο, δώστε τον αριθμό ελέγχου.
Πατήστε Tab και δώστε ένα όνομα.

Για παράδειγμα, εάν καταγράφετε μια πληρωμή που λάβατε από έναν πελάτη, επιλέξτε το όνομα του πελάτη. Αν γράφετε μια επιταγή, δώστε το όνομα του δικαιούχου.
Στην κατάλληλη στήλη, δώστε το ποσό της συναλλαγής.

Σε ένα μητρώο τραπεζικών λογαριασμών, καταγράψτε μια πληρωμή που πραγματοποιείτε στη στήλη του πρώτου ποσού δολαρίου και ένα ποσό που καταθέτετε στη δεύτερη στήλη του ποσού δολαρίου.
Πιέστε Tab.

Η τοποθέτηση του σημείου εισαγωγής από το QBO εξαρτάται από τον τύπο συναλλαγής που εισάγετε.Για παράδειγμα, αν εισάγετε μια πληρωμή λήψης, μια πληρωμή λογαριασμού ή μια επιστροφή χρημάτων, το QBO τοποθετεί το σημείο εισαγωγής στη στήλη "Σημείωση", όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα σημείωμα για τη συναλλαγή.

Εάν, ωστόσο, εισάγετε ένα σημείο εισαγωγής στη στήλη "Λογαριασμός", εισάγετε ένα στοιχείο Εισαγωγής σε μια Κάρτα, Κατάθεση, Έγκριση Πώλησης, Αγορές Μετρητών, Δαπάνη, Μεταφορά ή Εισαγωγή στο Ημερολόγιο. Επιλέξτε τον άλλο λογαριασμό (εκτός από τον λογαριασμό του οποίου έχετε ανοίξει το μητρώο) που επηρεάζεται από τη συναλλαγή. Για παράδειγμα, αν εισάγετε μια επιταγή, επιλέξτε έναν λογαριασμό εξόδων. Εάν εισάγετε έναν λογαριασμό και πατήσετε Tab, μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση για τη συναλλαγή.
Πατήστε Tab και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση που εμφανίζεται ακριβώς κάτω από τη συναλλαγή.

Επεξεργασία μιας συναλλαγής

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια συναλλαγή από ένα μητρώο κάνοντας κλικ στη συναλλαγή και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία που εμφανίζεται κάτω από τη συναλλαγή. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τη συναλλαγή στο μητρώο. Αντ 'αυτού, το QBO ανοίγει αυτόματα το παράθυρο συναλλαγής για τον τύπο συναλλαγής που επιλέξατε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε να επεξεργαστείτε μια συναλλαγή εξόδων σε ένα μητρώο λογαριασμών, το QBO εμφανίζει τη συναλλαγή στη σελίδα Εξόδων συναλλαγών.

Εύρεση συναλλαγών

Μετά από λίγο, ο αριθμός των συναλλαγών σε ένα μητρώο μπορεί να πάρει πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα, ειδικά σε ένα μητρώο τραπεζικών λογαριασμών. Έτσι, ψάχνοντας για μια συναλλαγή περνώντας από το μητρώο - ή ματιού - μπορεί να γίνει ένας μη παραγωγικός τρόπος εύρεσης μιας συναλλαγής. Αντ 'αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές συντομεύσεις για να σας βοηθήσουμε να βρείτε μια συγκεκριμένη συναλλαγή.

Κατ 'αρχάς, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση των συναλλαγών στο μητρώο. κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή που εμφανίζεται κάτω από το όνομα καταλόγου. Το QBO εμφανίζει ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να

Ταξινόμηση των συναλλαγών κατά ημερομηνία, αριθμό αναφοράς, ποσό (αύξουσα ή φθίνουσα), κατάσταση συμφιλίωσης ή ημερομηνία δημιουργίας.
Φιλτράρετε τις συναλλαγές που εμφανίζονται κατά την κατάσταση συμφιλίωσης.
Εμφάνιση κάθε συναλλαγής μόνο σε μία γραμμή καταχωρητή αντί σε δύο γραμμές.

Ο αριθμός αυτός επικεντρώνεται στη δεξιά πλευρά της σελίδας του μητρώου. Παρατηρήστε το πλαίσιο Μετάβαση στην ημερομηνία. μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια ημερομηνία συναλλαγής και να κάνετε κλικ στο κουμπί Μετάβαση στα δεξιά του πλαισίου Μετάβαση στην ημερομηνία για να δείτε γρήγορα τις συναλλαγές που αρχίζουν με αυτήν την ημερομηνία.

Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση στο Μητρώο που εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας μητρώου. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση στο μητρώο, το QBO εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταλόγου.

Από αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορείτε να αναζητήσετε ανά δικαιούχο πληρωμής, λογαριασμό, ποσό, αριθμό αναφοράς, ημερομηνία, σημείωση ή τύπο συναλλαγής. Αφού επιλέξετε μία από αυτές τις επιλογές από το πλαίσιο λίστας αναζήτησης, κάντε μια επιλογή ή πληκτρολογήστε τι θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο Εύρεση.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Αντιστοίχιση για να καθορίσετε εάν οι συναλλαγές που θα βρείτε στο QBO θα πρέπει να αντιστοιχούν ακριβώς, να περιέχουν, να είναι μεγαλύτερες ή να είναι μικρότερες από τις πληροφορίες που παρέχετε στο πλαίσιο Εύρεση. Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση και το QBO εμφανίζει μια λίστα συναλλαγών που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησής σας.

Στο παρασκήνιο, πίσω από το παράθυρο Εύρεση καταλόγου, το QBO ανοίγει την πρώτη συναλλαγή στη λίστα στο παράθυρο συναλλαγής στην οποία δημιουργήθηκε. Για παράδειγμα, εάν η πρώτη συναλλαγή στη λίστα είναι πληρωμή λογαριασμού, τότε το QBO ανοίγει το παράθυρο συναλλαγής πληρωμής λογαριασμού και εμφανίζει τα στοιχεία της πρώτης συναλλαγής που βρέθηκε ως αποτέλεσμα της αναζήτησής σας.