Πώς να εργάζεστε με τα κουμπιά παράθυρο αναφορών QuickBooks - dummies

Το παράθυρο Αναφοράς στο QuickBooks παρέχει συνήθως δέκα κουμπιά: Προσαρμογή αναφοράς, Σχόλιο σχετικά με την αναφορά, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Excel, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση.

• Κουμπί προσαρμογής αναφοράς

  Το κουμπί Προσαρμογή αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς.

• Σχόλιο για το κουμπί Αναφοράς

  

  Κάνοντας κλικ στο κουμπί Comment on Report εμφανίζεται το παράθυρο Comment on Report. Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Σχόλιο σχετικά με την αναφορά, κάντε κλικ σε μια τιμή αναφοράς που θέλετε να προσθέσετε με ένα σχόλιο. Στη συνέχεια, το QuickBooks ανοίγει ένα πλαίσιο σχολίων στο κάτω μέρος του παραθύρου, πληκτρολογείτε το σχόλιό σας και μετά κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

  Όταν τελειώσετε να σχολιάζετε την αναφορά, πρέπει να αποθηκεύσετε την σχολιασμένη αναφορά. Κάντε αυτό κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί OK όταν το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε την αναφορά σχολιασμένη. Αργότερα, όταν εκτυπώνετε την αναφορά, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα σχόλιά σας. Μπορείτε να εκτυπώσετε μια αποθηκευμένη αναφορά σχολιασμένη επιλέγοντας την αναφορά από το μενού Reports → Commented Reports.

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου για να δώσετε στο πρότυπο αναφοράς ένα όνομα (ιδανικά

  έξυπνο όνομα, παρακαλώ), περιγράψτε την προσαρμοσμένη αναφορά με μερικές λέξεις επιλογής, δώστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και χρησιμοποιήστε την επιλογή για να δηλώσετε αν θέλετε να παραμείνετε ανώνυμοι. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση, το QuickBooks μεταφορτώνει το πρότυπο αναφοράς σας σε μια τοποθεσία Intuit, όπου μπορούν να τραβήξουν το πρότυπο και να το ξαναχρησιμοποιήσουν.

  Πλήκτρο αποθήκευσης
  Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αναφοράς. Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αναφοράς σάς επιτρέπει να απομνημονεύσετε

• ,

  ή να αποθηκεύσετε μόνιμα ένα συγκεκριμένο σύνολο ρυθμίσεων δημιουργίας αναφορών. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε να παράγετε την ίδια αναφορά επιλέγοντας την αποθηκευμένη αναφορά από το υπομενού Αναφορές → Αναρτημένες Αναφορές. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια απομνημονευμένη αναφορά στην ομάδα Memorized Report Group. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση σε αποθηκευμένη αναφορά ομάδας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση αποθηκευμένων αναφορών ομάδας" για να επιλέξετε την ομάδα αναφορών στην οποία θα αποθηκευτεί η αποθηκευμένη αναφορά. Κουμπί εκτύπωσης

  

  Το κουμπί εντολής εκτύπωσης εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα με δύο επιλογές: Αναφορά και αποθήκευση ως PDF.Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση, τα QuickBooks (μερικές φορές μετά από λίγο ενοχλήσεις) εμφανίζουν το παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο εκτύπωσης της αναφοράς και τον τόπο εκτύπωσης.

• Για παράδειγμα, η καρτέλα Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον εκτυπωτή, να επιλέξετε έναν προσανατολισμό σελίδας (πορτραίτο ή οριζόντιο), να καθορίσετε εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο ένα φάσμα σελίδων της αναφοράς, σπάσιμο σελίδας ελέγχου και τις διαστάσεις ύψος) της αναφοράς. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως PDF, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου ως PDF, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα έγγραφο PDF με αναφορά.

  Η καρτέλα Περιθώρια του πλαισίου διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης σάς επιτρέπει να καθορίσετε τα περιθώρια που θα πρέπει να χρησιμοποιήσει το QuickBooks στις σελίδες εκτυπωμένων αναφορών. Ορίζετε τα κορυφαία, τα δεξιά, τα κάτω και τα αριστερά περιθώρια σε ίντσες.

  Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση, που παρέχεται στο παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης, για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση σάς δείχνει τι μοιάζουν οι σελίδες εκτυπωμένων αναφορών σας. Το παράθυρο περιλαμβάνει επίσης κουμπιά που σας επιτρέπουν να εμφανίσετε την προηγούμενη και την επόμενη σελίδα της αναφοράς, να κάνετε μεγέθυνση και σμίκρυνση στην αναφορά και να εκτυπώσετε την αναφορά.

  

  Αφού χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Ρυθμίσεις και την καρτέλα Περιθώρια για να καθορίσετε τον τρόπο εκτύπωσης μιας αναφοράς από το QuickBooks, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Το QuickBooks στέλνει την αναφορά στον εκτυπωτή σας.

  

  Κουμπί Email

  Το κουμπί εντολής E-mail σάς επιτρέπει να στείλετε ηλεκτρονικά μηνύματα είτε σε μια έκδοση του βιβλίου εργασίας του Excel μιας έκθεσης είτε σε μια έκδοση PDF μιας έκθεσης σε κάποιον άλλο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Κουμπί Excel

  Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel, το QuickBooks εμφανίζει ένα υπομενού από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας ή ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Επιλέξτε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή αναφοράς σε Excel.

• Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς σε Excel σάς επιτρέπει να μεταφέρετε τις πληροφορίες σε μια αναφορά και να τις αντιγράψετε σε ένα αρχείο το οποίο μπορεί να ανοίξει εύκολα ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, όπως το Microsoft Excel. Μπορείτε να στείλετε το αντίγραφο σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel, σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ή σε ένα. csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα), το οποίο μπορεί να ανοίξει με σχεδόν οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ή πρόγραμμα βάσης δεδομένων.

  Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε την καταχώρηση αναπτυσσόμενης λίστας Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, την επιλογή ραδιοφώνου In New Work.

  Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο φύλλο εργασίας σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας, επιλέξτε την καταχώρηση της αναπτυσσόμενης λίστας Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, το κουμπί επιλογής Υπάρχον βιβλίο εργασίας και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας στο πλαίσιο κειμένου Το QuickBooks ανοίγει αφού κάνετε κλικ στο κουμπί επιλογής. (Εάν δεν γνωρίζετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks για να εντοπίσετε το αρχείο του βιβλίου εργασίας.)

  Αν θέλετε να αντιγράψετε την αναφορά σε υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel, επιλέξτε το κουμπί Επικαιροποίηση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Το QuickBooks αναγκάζει το Excel να ανανεώσει το προηγουμένως εξαγόμενο βιβλίο εργασίας.

  Αν θέλετε να αντικαταστήσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel με τη νέα αναφορά που στέλνετε στο Excel, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Αντικατάσταση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Στη συνέχεια, όταν το QuickBooks ανοίγει ένα πλαίσιο κειμένου και προσθέτει το κουμπί Αναζήτηση, είτε εισάγετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας στο πλαίσιο κειμένου είτε κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, περιηγηθείτε στο βιβλίο εργασίας και επιλέξτε το.

  Κλείδωμα πλήκτρου κεφαλίδας

  

  Το κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας και το κουμπί Σύμπτυξη αλλάζουν τον τρόπο εμφάνισης της αναφοράς στο παράθυρο Αναφοράς και, εάν εκτυπωθεί, στη σελίδα.

• Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να καταργήσετε τις πληροφορίες της κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Αν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αντικαταστήσετε την κεφαλίδα.

  Κουμπί σύμπτυξης

  Το κουμπί Σύμπτυξη αναδιπλώνει τις λεπτομέρειες μιας αναφοράς. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε συνυφασμένους λογαριασμούς - μόνο στους λογαριασμούς.

• Για να αποκλείσετε μια αναφορά που προηγουμένως κατέρρευσε, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη. Το QuickBooks αντικαθιστά το κουμπί Σύμπτυξη με το κουμπί Expand, όταν το παράθυρο Αναφοράς εμφανίζει μια αναλωμένη αναφορά.

  Μην ξοδεύετε χρόνο προσπαθώντας να καταλάβετε τι κάνουν τα πλήκτρα Hide Header και Collapse / Expand. Εάν έχετε μια ερώτηση, απλά εμφανίστε μια αναφορά στο παράθυρο αναφοράς και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής για το οποίο έχετε μια ερώτηση. Οι αλλαγές στο παράθυρο Αναφοράς σας δείχνουν τι κάνει το κουμπί εντολών.

  Κουμπί ανανέωσης

  Το κουμπί Ανανέωσης ενημερώνει το QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας έκθεσης για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Αυτό αρχικά τρελαίνεται, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε τα παράθυρα αναφορών ανοιχτά. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίσει μια δήλωση κέρδους και ζημίας, για παράδειγμα, πριν από μία εβδομάδα. Αν έχετε καταχωρίσει πολλές συναλλαγές την προηγούμενη εβδομάδα, τα δεδομένα της αναφοράς ενδέχεται να μην είναι πλέον σωστά.

• Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά με τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

  Τα QuickBooks σας ζητούν να ενημερώσετε μια αναφορά για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Αν δεν ακολουθήσετε την πρόταση του QuickBooks για ενημέρωση, μπορείτε αργότερα να κάνετε κλικ στην επιλογή Ανανέωση για ενημέρωση.