Πώς να εργάζεστε με έναν υπάρχοντα προϋπολογισμό στο QuickBooks 2011 - dummies

Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού στο QuickBooks μπορεί να δώσει στον ιδιοκτήτη ή διευθυντή της επιχείρησης έναν τρόπο να διαχειριστεί πιο εύκολα και πιο ποσοτικά τους ανθρώπους που εργάζονται για την επιχείρηση. Ένας προϋπολογισμός μπορεί συχνά να εντοπίσει προβλήματα ή ευκαιρίες νωρίς. Για να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα προϋπολογισμό στα QuickBooks, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία → Προγραμματισμός & Προϋπολογισμός → Ρύθμιση Προϋπολογισμών.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Ρύθμιση Προϋπολογισμών, το οποίο χρησιμοποιείτε για να καταγράψετε το ποσό που αναμένετε για κάθε έσοδο και έξοδο για κάθε μήνα κατά τη διάρκεια του έτους κατά το οποίο είστε προϋπολογισμός.

2. Επιλέξτε έναν προϋπολογισμό ή δημιουργήστε ένα νέο.

   Επιλέξτε τον προϋπολογισμό με τον οποίο θέλετε να εργαστείτε από το πλαίσιο Προϋπολογισμός στο επάνω μέρος του παραθύρου. Για να δημιουργήσετε έναν νέο προϋπολογισμό (μπορείτε να έχετε όσους προϋπολογισμούς θέλετε), κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

3. (Προαιρετικό) Επιλέξτε έναν πελάτη.

   Πληκτρολογείτε συνήθως τον λογαριασμό σας. Ωστόσο, αν θέλετε να υπολογίζετε λεπτομερέστερα, εκτιμώντας επίσης ποσά για πελάτες, εργασίες ή κλάσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τρέχον Πελάτη: Θέση εργασίας για να εντοπίσετε συγκεκριμένους πελάτες από τους οποίους αναμένετε έσοδα ή για τους οποίους δαπανώνται δαπάνες.

4. Καταγράψτε τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό για κάθε μήνα της οικονομικής χρήσης.

   Πληκτρολογήστε τα ποσά που θέλετε να προϋπολογιστείτε για κάθε λογαριασμό στις κατάλληλες στήλες μηνών. Και πάλι, να θυμάστε ότι οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων εγγράφονται στον προϋπολογισμό ως το ποσό που αναμένεται για το μήνα. Τα ποσά των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων εγγράφονται στον προϋπολογισμό ως το αναμενόμενο υπόλοιπο του λογαριασμού για το μήνα.

   Για να αντιγράψετε το ποσό που έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό για ένα μήνα στα πλαίσια κειμένου για τους επόμενους μήνες, κάντε κλικ στο κουμπί Copy Across.

5. (Προαιρετικό) Ρυθμίστε τις ποσότητες γραμμών.

   Αν διαπιστώσετε ότι το ετήσιο άθροισμα ενός λογαριασμού δεν είναι αυτό που θέλετε να είναι, μπορείτε να επιστρέψετε και να αλλάξετε τα ποσά για κάθε μήνα, ώστε να ανέρχονται στο σωστό σύνολο. Ή, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ρύθμιση ποσών γραμμής. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις ποσών γραμμής. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα "Έναρξη" για να επιλέξετε τον μήνα με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσετε (είτε τον πρώτο μήνα είτε τον τρέχοντα επιλεγμένο μήνα) και, στη συνέχεια, επιλέξτε αν θέλετε να αυξήσετε ή να μειώσετε τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό και πόσο ένα ποσό δολαρίου ή ένα ποσοστό).

   

6. Επαναλάβετε όπως είναι απαραίτητο.

   Επαναλάβετε τα βήματα 3 έως 5 για καθέναν από τους λογαριασμούς για τους οποίους θέλετε να καταγράψετε τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό.

Ναι, αυτό είναι πολλή δουλειά. Ακριβώς έτσι γνωρίζετε, σε μεγάλες επιχειρήσεις με εκατοντάδες εργαζόμενους, δύο ή τρία άτομα ξοδεύουν όλο το χρόνο τους να εργάζονται με τα στοιχεία του προϋπολογισμού.