Πώς να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο αναφοράς στο QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Εάν είστε άνετοι να δουλεύετε με τα Microsoft Windows, η εργασία με το παράθυρο Αναφοράς QuickBooks θα πρέπει να είναι ένα γρήγορο. Κατά μήκος της επάνω άκρης του παραθύρου, το QuickBooks εμφανίζει και τα δύο κουμπιά και κουτιά. Χρησιμοποιείτε αυτά τα κουμπιά και πλαίσια για να αλλάξετε την εμφάνιση του παραθύρου Αναφοράς και να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο παράθυρο Αναφοράς.

Κουμπιά εργασίας με παράθυρα αναφοράς

Το παράθυρο Αναφορά τυπικά παρέχει οκτώ διαφορετικά κουμπιά: Τροποποίηση αναφοράς, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, Email, Εξαγωγή, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση.

• Τροποποίηση αναφοράς: Το κουμπί Τροποποίηση αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς. Χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί εντολών για να προσαρμόσετε μια αναφορά.

• Απομνημόνευση: Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αναφοράς. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε αργότερα να παράγετε την ίδια αναφορά επιλέγοντας την αποθηκευμένη αναφορά από το υπομενού Αναφορές → Αναρτημένες Αναφορές.

  

• Εκτύπωση: Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο και τον τόπο εκτύπωσης της αναφοράς.

  

  Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση στο παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση δείχνει τι θα μοιάζουν με τις σελίδες εκτυπωμένων αναφορών σας.

• Email: Το κουμπί εντολών Email σάς επιτρέπει να αποστέλλετε ένα αντίγραφο της έκθεσης ως συνημμένο. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Email, το QuickBooks ξεκινάει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς.

• Εξαγωγή: Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Εξαγωγή, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα "Βασικά" του πλαισίου διαλόγου Εξαγωγή αναφοράς, το οποίο σας επιτρέπει να αντιγράψετε τις πληροφορίες σε μια αναφορά σε ένα αρχείο που μπορεί εύκολα να ανοίξει ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων,.

  

  Αν θέλετε να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel, επιλέξτε την επιλογή Ένας υφιστάμενος κατάλογος Excel.

• Απόκρυψη κεφαλίδας: Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να καταργήσετε τις πληροφορίες της κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Αν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να εμφανιστεί ξανά.

• Σύμπτυξη: Το κουμπί Σύμπτυξη αναδιπλώνει λεπτομέρειες σε μια αναφορά. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε μια σύνθετη αναφορά, μόνο στους λογαριασμούς. Για να αποκλείσετε μια αναφορά που προηγουμένως κατέρρευσε, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη.

• Ανανέωση: Το κουμπί Ανανέωσης ενημερώνει το QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας έκθεσης για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks. Αυτό αρχικά τρελαίνεται, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε τα παράθυρα αναφορών ανοιχτά. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίσει μια δήλωση κέρδους και ζημίας, για παράδειγμα, πριν από μία εβδομάδα.Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά για τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Χρήση των πλαισίων παράθυρο αναφοράς

Το παράθυρο Αναφορά παρέχει πέντε πλαίσια: Ημερομηνίες, Από, Σε, Στήλες και Ταξινόμηση. Αυτά τα πλαίσια σας επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στο παράθυρο αναφοράς και την εμφάνιση των πληροφοριών.

• Τα πεδία "Ημερομηνίες", "Από" και "Σε" σάς επιτρέπουν να ενημερώσετε το QuickBooks σχετικά με το χρονικό διάστημα αναφοράς που θέλετε να εμφανίζεται στην αναφορά. Χρησιμοποιείτε αυτά τα κουτιά για να ενημερώσετε τα βιβλία QuickBooks για το μήνα, το τρίμηνο, το έτος ή οτιδήποτε άλλο θέλετε να προετοιμαστεί η αναφορά.

• Η αναπτυσσόμενη λίστα Columns εμφανίζει ένα σύνολο επιλογών στήλης. Αρχικά, το QuickBooks εμφανίζει μια συνολική στήλη για μια αναφορά. Ωστόσο, εάν παράγετε, για παράδειγμα, μια αναφορά που συνοψίζει τα ετήσια στοιχεία εισοδήματος και εξόδων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Στήλες για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θέλετε να δείτε μηνιαίες στήλες.

• Η αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να παραγγελθούν πληροφορίες σε μια αναφορά.