Πώς να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για τη διαχείριση με έναν προϋπολογισμό - dummies

Αφού καταγράψετε τον προϋπολογισμό σας στο QuickBooks, μπορείτε να συγκρίνετε τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα με τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό επιλέγοντας εντολές από το υπομενού Προϋπολογισμοί & Προβλέψεις που εμφανίζει το QuickBooks. Όταν επιλέγετε την εντολή Αναφορές → Προϋπολογισμοί και προβλέψεις, το QuickBooks παρέχει αρκετές αναφορές προϋπολογισμού που περιγράφονται στην παρακάτω λίστα:

• Επισκόπηση προϋπολογισμού: Αυτή η αναφορά συνοψίζει τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε και να ελέγξετε λάθος τον προϋπολογισμό σας.

• Προϋπολογισμός vs. Πραγματικό: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό με τις πραγματικές πληροφορίες για τα αποτελέσματα χρήσης. Επομένως, η αναφορά σας επιτρέπει να συγκρίνετε τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα με τα πραγματικά έσοδα και έξοδα.

• Απόδοση Προϋπολογισμού Κερδών και Απωλειών: Αυτή η αναφορά σάς επιτρέπει να συγκρίνετε τα πραγματικά έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη σας με τα προϋπολογιζόμενα έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη σας.

• Προυπολογισμός έναντι πραγματικού γραφήματος: Αυτό το γράφημα δεν αποτελεί αναφορά. Πρόκειται για ένα γράφημα που δείχνει τις πληροφορίες που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό και τις πραγματικές πληροφορίες.

• Επισκόπηση πρόβλεψης: Αυτή η αναφορά συνοψίζει μια πρόβλεψη του QuickBooks. Μια πρόβλεψη είναι βασικά μια πρόβλεψη για τα μελλοντικά σας έσοδα και τις ταμειακές ροές. Χρησιμοποιείτε προβλέψεις για να σχεδιάσετε "τι γίνεται αν".

• Πρόβλεψη vs. Πραγματική: Αυτή η αναφορά συγκρίνει μια πρόβλεψη με αυτό που πραγματικά συνέβη.

Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες μιας αναφοράς προϋπολογισμού είναι το κλειδί - και επίσης το μυστικό για να αποκομίσετε αξία από τις προσπάθειες εγγραφής στον προϋπολογισμό σας. Με έναν καλά κατασκευασμένο προϋπολογισμό κοινής λογικής, μπορείτε να αναζητήσετε αποκλίσεις μεταξύ του προϋπολογισμού σας και των πραγματικών οικονομικών αποτελεσμάτων σας.

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας για να εντοπίσετε καταστάσεις στις οποίες, για παράδειγμα, ένα στοιχείο εξόδων είναι πολύ χαμηλό, ένα στοιχείο του ενεργητικού είναι υπερβολικά υψηλό ή κάποιος αριθμός εσόδων ακολουθεί αυτό που περιμένετε. Οι αποκλίσεις μεταξύ αναμενόμενων αποτελεσμάτων και πραγματικών αποτελεσμάτων υποδεικνύουν απροσδόκητα αποτελέσματα. Τα απροσδόκητα αποτελέσματα συχνά υποδηλώνουν προβλήματα … ή ευκαιρίες.

Σκεφτείτε τα παρακάτω παραδείγματα διακύμανσης και ποια είναι τα ποσοστά διακύμανσης:

• Τα μηνιαία έσοδα είναι $ 40, 000 αντί $ 50, 000. Τα μηνιαία έσοδα που είναι 20% λιγότερο από το αναμενόμενο μπορεί να υποδεικνύουν προβλήματα με το προϊόν σας, δύναμη πωλήσεων ή προβλήματα με τους πελάτες σας. Σε κάθε περίπτωση, εάν οι πωλήσεις αντιπροσωπεύουν μόνο το 80% αυτού που περιμένετε, ίσως χρειαστεί να εφαρμόσετε άμεσες διορθωτικές ενέργειες.

• Τα υπόλοιπα των αποθεμάτων ανέρχονται κατά μέσον όρο σε 50.000 δολάρια στο τέλος του μήνα και όχι σε 100.000 δολάρια στο τέλος του μήνα.Έχοντας ένα χαμηλότερο από το αναμενόμενο υπόλοιπο αποθεμάτων μπορεί να είναι καλό ή κακό. Το τελικό υπόλοιπο αποθέματος που είναι το μισό από αυτό που περιμένετε μπορεί να υποδηλώνει ότι πωλείτε προϊόντα πολύ γρηγορότερα από ό, τι αναμενόταν (και επομένως θα πρέπει να αυξήσετε την επένδυση αποθέματος και την αγορά αποθέματος).

  Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης ισούνται με $ 50, 000 ετησίως αντί για $ 25, 000 ετησίως. Τα έξοδα έρευνας και ανάπτυξης που είναι διπλάσια από αυτά που περιμένετε φαίνεται να είναι κακή. Πώς μπορεί να είναι καλό να ξοδεύετε δύο φορές περισσότερο σε μια δαπάνη όπως περιμένετε; Ωστόσο, ο διπλασιασμός των δαπανών έρευνας και ανάπτυξης μπορεί να είναι καλό εάν επενδύετε απροσδόκητα σε κάποιο πολλά υποσχόμενο νέο προϊόν, ιδέα ή τεχνολογία.

• Οι πωλήσεις σε μια συγκεκριμένη κατηγορία πελατών είναι 50% υψηλότερες. Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιήσατε μαθήματα για την παρακολούθηση των πωλήσεων σε πελάτες εντός της χώρας και εκτός της χώρας. Εάν διαπιστώσετε ότι, εντελώς απροσδόκητα, οι πωλήσεις σε πελάτες εκτός της χώρας είναι 50 τοις εκατό υψηλότερες από αυτό που περιμένετε, αυτή η διακύμανση μπορεί να υποδηλώνει την ευκαιρία να πωληθούν ακόμα περισσότερο εκτός της χώρας.

• Ίσως με περισσότερη προσπάθεια και ενέργεια, οι πελάτες εκτός χώρας μπορούν να γίνουν ένα ακόμα μεγαλύτερο μέρος της επιχείρησής σας. Μερικές φορές, οι διακυμάνσεις εντοπίζουν ευκαιρίες που διαφορετικά θα χάνατε.