Πώς να χρησιμοποιείτε το QuickBooks 2010 για να χρεώνετε έναν πελάτη για Time - dummies

Το QuickBooks 2010 παρέχει δύο μεθόδους για την παρακολούθηση του χρόνου που ξοδεύετε ότι σχεδιάζετε να χρεώσετε ως τιμολόγιο ως τιμολόγιο. Για να παρακολουθήσετε τον χρεωστικό σας χρόνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου ή μπορείτε να χρονομεταδώσετε ή να καταγράψετε μεμονωμένες δραστηριότητες. Ούτε η μέθοδος παρακολούθησης χρόνου είναι δύσκολη.

Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου κατανομής για τη χρέωση Quicken

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εβδομαδιαίας κατανομής χρόνου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου εργασίας.

   

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Weekly Timesheet.

2. Πληκτρολογήστε τον υπάλληλο, τον προμηθευτή ή άλλο άτομο που εκτελεί την υπηρεσία στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

   Θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε το όνομα αυτού του ατόμου από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα. Εάν δεν μπορείτε να το βρείτε σε αυτήν τη λίστα, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο πλαίσιο και στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί, ενημερώστε το QuickBooks ποια λίστα (υπάλληλος, πωλητής ή άλλα ονόματα) πρέπει να προστεθεί.

3. Αφού προσθέσετε το όνομα του ατόμου που εκτελεί το έργο, χρησιμοποιήστε τις στήλες του παραθύρου Εβδομαδιαίου φύλλου εργασίας για να περιγράψετε τι χρεώνεστε.

   Πληκτρολογήστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία έγινε η εργασία, τον κωδικό υπηρεσίας, μια σύντομη περιγραφή ή μια σημείωση, το στοιχείο μισθοδοσίας (αν χρησιμοποιείτε QuickBooks για μισθοδοσία), την τάξη (αν παρακολουθείτε μαθήματα), και στη συνέχεια τις ώρες που δαπανώνται ανά ημέρα.

Μπορείτε να εισάγετε όσες γραμμές θέλετε στο παράθυρο Weekly Timesheet όπως θέλετε. Κάθε γραμμή εμφανίζεται ξεχωριστά σε ένα τιμολόγιο. Οι πληροφορίες σημειώσεων εμφανίζονται στην περιοχή περιγραφής του τιμολογίου. Για το λόγο αυτό, θέλετε να χρησιμοποιήσετε κατάλληλες και περιγραφικές σημειώσεις.

Μεμονωμένες δραστηριότητες πληρωμής QuickBook

Εάν θέλετε να εγγράψετε δραστηριότητες παροχής υπηρεσιών όπως συμβαίνουν, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρόνος / Εισαγωγή Ενιαίας Δραστηριότητας.

   

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time / Enter Single Activity.

2. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο" στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

   Επιλέγοντας το πλαίσιο "Χρεώσιμο", αναφέρετε στο QuickBooks ότι πρέπει να διατηρεί αυτήν την εγγραφή μιας τιμολογητέας δραστηριότητας για μεταγενέστερη εγγραφή σε ένα τιμολόγιο.

3. Καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία.

4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία.

5. Στο πλαίσιο κειμένου Πελάτης: εργασία, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

6. Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας.

7. (Προαιρετικό) Αν παρακολουθείτε μαθήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

8. Καταγράψτε μια σύντομη κατάλληλη περιγραφή της υπηρεσίας στο πλαίσιο κειμένου Notes.

   Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, οπότε σκεφτείτε τι γράφετε.

9. Καταγράψτε το χρόνο που αφιερώνεται στην υπηρεσία.

   Μπορείτε είτε να καταχωρήσετε χειροκίνητα την ώρα χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου Διάρκεια για να εισάγετε την ώρα. Ή μπορείτε να έχετε το QuickBooks να καταγράψει το χρόνο που περάσατε για τη δραστηριότητα κάνοντας κλικ στο κουμπί Έναρξη στην ενότητα Διάρκεια κατά την εκκίνηση της δραστηριότητας και κάνοντας κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Αν θέλετε να κάνετε παύση του χρονομέτρου (ενώ πραγματοποιείτε μια τηλεφωνική κλήση, για παράδειγμα), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

10. Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Χρονική / Ενιαία δραστηριότητα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Συμπεριλαμβανομένου του χρεωστικού χρόνου σε ένα τιμολόγιο μέσω του QuickBooks

Για να προσθέσετε χρεωστικό χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε ένα τυποποιημένο τιμολόγιο. Αφού εντοπίσετε τον πελάτη για τον οποίο έχετε εισάγει χρόνο ή κόστος, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά αν θέλετε να χρεώνεστε για οποιοδήποτε χρόνο ή κόστος. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes), το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους.

Η καρτέλα Ώρα του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρεώσεων και χρεώσεων εμφανίζει κάθε φορά που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη:

• Για να προσθέσετε ορισμένους χρόνους στο τιμολόγιο: Κάντε κλικ στη στήλη Χρήση για κάθε φορά.

• Για να επιλέξετε όλες τις ώρες: Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων.

Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks προσθέτει στη συνέχεια καθένα από αυτούς τους χρεώσιμους χρόνους ως γραμμές στο τιμολόγιο. Αυτό το σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι χρεώσιμες πληροφορίες χρόνου στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.