Πώς να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Documents in Salesforce - dummies

Πριν από την προσθήκη περιεχομένου Salesforce, μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία στο Salesforce στην καρτέλα "Έγγραφα". Αν και δεν είναι τόσο ισχυρή όσο το Περιεχόμενο, η καρτέλα "Έγγραφα" εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη και χρήσιμη με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλοξενήσετε εικόνες που αναφέρονται σε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσαρμοσμένες εφαρμογές, πεδία και ακόμη και Δύναμη. com στις καρτέλες "Έγγραφα". Αυτά τα αρχεία συνήθως δεν αλλάζουν συχνά και σίγουρα δεν χρειάζεται να συνεργαστούν, ώστε να μπορείτε να τα αποθηκεύσετε κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Έγγραφα".

Επίσης, μπορείτε να σκεφτείτε την καρτέλα "Έγγραφα" ως τόπο όπου οι διαχειριστές συστημάτων στέλνουν αρχεία. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε τη δυνατότητα προεπισκόπησης αρχείων, συνεργασίας σε αυτά με Chatter ή αποθήκευσης μεγαλύτερων αρχείων, αυτά τα αρχεία ανήκουν στο Content Salesforce.

Δημιουργία φακέλων στη βιβλιοθήκη εγγράφων

Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο εγγράφων, πρέπει πρώτα να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης των δημόσιων εγγράφων. (Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι το έχετε, μπορείτε γρήγορα να το μάθετε βλέποντας αν περνάτε από το Βήμα 1 στην παρακάτω λίστα. Εάν δεν μπορείτε να περάσετε από το Βήμα 1, ζητήστε βοήθεια από τον διαχειριστή σας.) Για να συνεχίσετε, μεταβείτε στην καρτέλα "Έγγραφα" και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Δημιουργία νέου φακέλου κάτω από την επικεφαλίδα των φακέλων εγγράφων. Εμφανίζεται μια σελίδα νέου φακέλου εγγράφων.
2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο στο πεδίο Φάκελος εγγράφων.
3. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πρόσβαση στο δημόσιο φάκελο για να επιλέξετε τα δικαιώματα πρόσβασης.
4. Κάντε κλικ στα κουμπιά επιλογής για να επιλέξετε ποιος θα έχει πρόσβαση στον φάκελο.
5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Εμφανίζεται η σελίδα "Έγγραφα φακέλων φακέλου" και μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε νέα έγγραφα στον νέο φάκελο.

Προσθήκη εγγράφων

Προτού οι αντιπρόσωποι μπορούν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν έγγραφα στο Salesforce, εσείς ή κάποιος στην εταιρεία σας πρέπει πρώτα να προσθέσετε τα έγγραφα στη Βιβλιοθήκη εγγράφων.

Κατά τη μεταφόρτωση εγγράφων, το όριο μεγέθους αρχείου σε κάθε μεμονωμένο αρχείο είναι 5MB. Για ορισμένες εταιρείες, αυτό μπορεί να είναι το μέσο μέγεθος μιας παρουσίασης του PowerPoint ή ενός αρχείου PDF με γραφικά, επομένως σχεδιάστε ανάλογα.

Για να προσθέσετε ένα έγγραφο και να ανεβάσετε το αρχείο του, συνδεθείτε στο Salesforce και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο σύμβολο συν στα επάνω δεξιά από τις καρτέλες σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Έγγραφα. Εμφανίζεται μια σελίδα "Μεταφόρτωση νέου εγγράφου".
2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο στο πεδίο Όνομα εγγράφου. Αν θέλετε το όνομα του εγγράφου να αντιστοιχεί ακριβώς στο όνομα του αρχείου, αφήστε αυτό το πεδίο κενό. Αφού επιλέξετε το αρχείο, το όνομα αρχείου συμπληρώνει αυτόματα το κενό πεδίο Όνομα εγγράφου.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο για εσωτερική χρήση μόνο εάν θέλετε αυτό το έγγραφο να είναι εμπιστευτικό.Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, δεν αλλάζετε την πρόσβαση στο έγγραφο, αλλά επισημαίνετε στους τελικούς χρήστες ότι δεν στέλνουν το αρχείο εκτός της εταιρείας.
4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εξωτερικά διαθέσιμο μέγεθος εικόνας μόνο αν ανεβάζετε μια εικόνα την οποία θα στέλνετε σε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTML σε άτομα που θα πρέπει να το δουν χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε στο Salesforce για να το δείτε. Για παράδειγμα, τα λογότυπα ή τα υποσέλιδα με επιστολόχαρτα θα πρέπει να έχουν επιλεγεί αυτό το πλαίσιο.
5. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Φάκελος για να επιλέξετε ένα φάκελο. Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη τον κατάλληλο φάκελο ή δεν έχετε πρόσβαση ανάγνωσης και εγγραφής στον σωστό φάκελο, μπορείτε πρώτα να αποθηκεύσετε το αρχείο στο φάκελο "Προσωπικά έγγραφα" και να επιστρέψετε ξανά το έγγραφο αργότερα.
6. Στο πεδίο Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή του εγγράφου.
7. Στο πεδίο Λέξεις-κλειδιά, πληκτρολογήστε λέξεις-κλειδιά που θα βοηθήσουν τους τελικούς χρήστες να βρουν το έγγραφο. Το Salesforce παρέχει ένα εργαλείο αναζήτησης Εύρεση εγγράφων στην αρχική σελίδα "Έγγραφα", οπότε θα πρέπει να επιλέξετε λέξεις-κλειδιά που θεωρείτε ότι οι χρήστες σας θα εισέλθουν. Για παράδειγμα, εάν προσθέτετε μια μελέτη περίπτωσης, μπορείτε να εισαγάγετε λέξεις-κλειδιά που περιλαμβάνουν σχετικά προϊόντα, ονόματα πελατών, προκλήσεις και ούτω καθεξής που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν οι αντιπρόσωποι πωλήσεων για διασταυρούμενες αναφορές.
8. Στο βήμα Επιλογή του αρχείου επιλέγεται το προεπιλεγμένο κουμπί επιλογής Εισαγωγή διαδρομής, οπότε απλά πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου.
9. Επιλέξτε ένα αρχείο από τους φακέλους στον υπολογιστή σας και πατήστε Άνοιγμα. Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και η διαδρομή εγγράφου εγγράφεται στο πεδίο Αρχείο για μεταφόρτωση.
10. Όταν ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση, η σελίδα εγγραφής εγγράφου επανεμφανίζεται στην Αποθηκευμένη λειτουργία με πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο και έναν σύνδεσμο για την προβολή του εγγράφου.

Χρήση εγγράφων

Αφού δημιουργήσετε έγγραφα σε Salesforce, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε με διάφορους τρόπους κατά τη διάρκεια της πώλησής σας. Μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα από την αρχική σελίδα των εγγράφων ή να περιηγηθείτε στους φακέλους εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα που μεταφορτώθηκε από την καρτέλα "Έγγραφα", σε "Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Εάν είστε διαχειριστής, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το λογότυπο στην επάνω αριστερή γωνία του Salesforce με μια εικόνα που έχει ανεβάσει, εφόσον έχει μέγιστη διάσταση 20KB και 300 pixels πλάτος και 55 pixels ύψος.