Πώς να εισαγάγετε και να εξαγάγετε στο Acrobat - dummies

Παρόλο που ορισμένες φορές εισάγετε και εξάγετε αρχεία από και προς το Adobe Acrobat, είναι κυρίως ένα εργαλείο για την κοινή χρήση ολοκληρωμένων έγγραφα - θα ολοκληρώσετε την κατασκευή και την επεξεργασία εγγράφων σε άλλα προγράμματα, όπως το InDesign ή το Illustrator.

Εισαγωγή στο Acrobat

Μπορείτε να εισάγετε διάφορα είδη δεδομένων σε έγγραφα PDF και μπορείτε να κάνετε κάποια δημιουργικά πράγματα όταν τοποθετείτε δεδομένα σε αρχεία PDF:

• Σχόλια: Τα πιο χρήσιμα και κοινά στοιχεία που εισάγονται σε ένα αρχείο Adobe PDF είναι τα σχόλια που γίνονται χρησιμοποιώντας τα εργαλεία ελέγχου και σήμανσης που παρέχονται από το Adobe Acrobat. Με την εισαγωγή σχολίων σε ένα αρχείο PDF, μπορείτε να ενοποιήσετε προτάσεις και εισροές από διάφορους αξιολογητές (άτομα που επεξεργάζονται ένα έγγραφο) σε ένα ενιαίο έγγραφο. Αυτή η δυνατότητα συμβάλλει στην εδραίωση της διαδικασίας ανασκόπησης όταν πολλοί άνθρωποι εργάζονται σε ένα ενιαίο έγγραφο.

  Για να εισαγάγετε σχόλια κάποιου σε PDF, επιλέξτε Σχόλια → Εισαγωγή σχολίων. Εάν εξετάζετε ένα έγγραφο, μπορείτε επίσης να εξαγάγετε μόνο τα σχόλια αντί να στείλετε στον κάτοχο του εγγράφου ολόκληρο το αρχείο PDF.

• Δεδομένα μορφής: Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα φόρμας σε ένα έγγραφο PDF επιλέγοντας Έντυπα → Διαχείριση δεδομένων φόρμας → Εισαγωγή δεδομένων. Τα δεδομένα που εισάγετε μπορούν να δημιουργηθούν εξάγοντας τα δεδομένα της φόρμας από μια άλλη φόρμα PDF ή μπορεί να προέρχεται από ένα αρχειοθετημένο αρχείο κειμένου. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε δεδομένα φόρμας μεταξύ φορμών ή από μια βάση δεδομένων.

• Αρχεία πολυμέσων: Εάν είχατε ποτέ την επιθυμία να προσθέσετε μια ταινία ή ένα αρχείο ήχου στα έγγραφά σας PDF, έχετε τύχη.

• Χρησιμοποιώντας το εργαλείο ήχου ή το εργαλείο ταινίας, μπορείτε να εντοπίσετε τη θέση στη σελίδα όπου θέλετε να εμφανίζεται το αρχείο και στη συνέχεια να επιλέξετε εάν θα ενσωματωθεί το αρχείο πολυμέσων (συμβατό με το Acrobat 6 ή νεότερη έκδοση) ή θα δημιουργηθεί σύνδεσμος αρχείου (συμβατό με το Acrobat 5 και νωρίτερα). Κουμπιά:

  Η δημιουργία κουμπιών για να μετατρέψετε σελίδες, να εκτυπώσετε ένα έγγραφο ή να μεταβείτε σε έναν ιστότοπο διευκολύνει τη χρήση των αρχείων PDF. Η προσθήκη προσαρμοσμένων εικόνων κουμπιών, όπως εικόνες με βέλη ή εικονίδιο εκτυπωτή, καθιστά το έγγραφό σας μοναδικό.

• Χρησιμοποιήστε το εργαλείο κουμπιών για να δημιουργήσετε τη θέση του κουμπιού και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο γραφικών που θα χρησιμοποιηθεί ως εικόνα στο κουμπί.Το αρχείο εικόνας που χρησιμοποιείτε πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε γραφικό PDF. Πληροφορίες πτήσης:

  Αν δημιουργείτε ένα αρχείο PDF που θα αποσταλεί σε έναν εμπορικό εκτυπωτή για αναπαραγωγή, ίσως θέλετε να προεπιλέξετε το αρχείο για να βεβαιωθείτε ότι πληροί τις προδιαγραφές και τις ανάγκες του εκτυπωτή και έχει όλα (όπως γραμματοσειρές και εικόνες) που χρειάζεται για να εκτυπώσει σωστά.

• Αν ο εκτυπωτής σας έχει προφίλ προφόρτισης για το Acrobat, μπορείτε να εισαγάγετε το προφίλ για να βεβαιωθείτε ότι το Acrobat ελέγχει τα στοιχεία που έχει ζητήσει ο εκτυπωτής σας, όπως ορισμένοι τύποι γραμματοσειρών ή προδιαγραφές χρώματος. Εισαγάγετε προφίλ προεπιλογής επιλέγοντας Επεξεργασία → Παραγωγή εκτύπωσης → Προετοιμασία και στο παράθυρο προεπιλογής που ανοίγει επιλέξτε Επιλογές → Εισαγωγή προφίλ προφίλ.

  Εξαγωγή περιεχομένου Acrobat

  Το Acrobat σάς επιτρέπει να εξάγετε συγκεκριμένα τμήματα ενός εγγράφου PDF στο οποίο εργάζεστε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα φόρμας - δεδομένα που συμπληρώνονται σε μια φόρμα που αποτελείται από πεδία κειμένου και ούτω καθεξής - σε ένα από τα αρχεία σας.

Μπορείτε να εξάγετε αυτά τα δεδομένα από το Acrobat και να τα στείλετε ηλεκτρονικά, κάτι που είναι χρήσιμο επειδή τα έγγραφα PDF τείνουν να είναι αρκετά μεγάλα για τον ιστό. Επομένως, μόνο μια μικρή ποσότητα μορφοποιημένων δεδομένων αποστέλλεται ηλεκτρονικά, όχι ένα τεράστιο αρχείο PDF.

Μπορείτε επίσης να εξάγετε τμήματα ενός εγγράφου Acrobat για χρήση σε άλλα προγράμματα. Μπορείτε να εξάγετε σχόλια σε ένα αρχείο PDF σε ένα αρχείο του Microsoft Word που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του PDF επιλέγοντας Σχόλια → Εξαγωγή σχολίων στο Word.

Μπορείτε επίσης να εξάγετε σχόλια σε ένα αρχείο AutoCAD (υποθέτοντας ότι χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του PDF). Και στις δύο περιπτώσεις, χρειάζεστε το πρωτότυπο έγγραφο που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του αρχείου PDF προκειμένου να εισαχθούν με επιτυχία τα σχόλια.

Ομοίως, μπορείτε να εξαγάγετε όλα τα σχόλια από ένα αρχείο PDF επιλέγοντας Σχόλια → Εξαγωγή Σχολίων στο Αρχείο Δεδομένων και στη συνέχεια να τα εισαγάγετε σε άλλη έκδοση του ίδιου εγγράφου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή για να ενοποιήσετε τα σχόλια από πολλούς αναθεωρητές ή να επικαλύψετε σχόλια από ένα σχέδιο με τελική έκδοση για να επιβεβαιώσετε ότι ολοκληρώθηκαν όλες οι αλλαγές.