Πώς να διορθώσετε σφάλματα εισόδου δεδομένων στο Excel 2016 - ανδρείκελα

Όταν εισάγετε τεράστιες ποσότητες δεδομένων στο Excel 2016, είναι εύκολο για τα δυσάρεστα μικρά τυπογραφικά λάθη να σέρνονται στην εργασία σας. Στην προσπάθειά σας για το τέλειο λογιστικό φύλλο, μπορείτε να κάνετε πράγματα που μπορείτε να κάνετε.

Κατ 'αρχάς, το Excel να διορθώνει αυτόματα ορισμένα τυπογραφικά στοιχεία εισαγωγής δεδομένων όταν συμβαίνουν με τη λειτουργία αυτόματης διόρθωσης. Δεύτερον, διορθώστε χειροκίνητα τυχόν αηδιαστικά μικρά σφάλματα που περάσατε, είτε ενώ είστε ακόμα στη διαδικασία λήψης της εγγραφής στο κελί ή μετά την είσοδο.

Αυτόματη διόρθωση στο Excel 2016

Το χαρακτηριστικό αυτόματης διόρθωσης είναι ένα θετικό αποτέλεσμα για όσους τείνουν να κάνουν τα ίδια ηλίθια τυπογραφικά λάθη ξανά και ξανά. Με την Αυτόματη Διόρθωση, μπορείτε να ειδοποιήσετε το Excel 2016 για τα δικά σας συγκεκριμένα gaffes δακτυλογράφησης και να ενημερώσετε το πρόγραμμα για το πώς θα τα διορθώσει αυτόματα για εσάς.

Όταν εγκαταστήσετε το Excel για πρώτη φορά, η δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης ξέρει ήδη να διορθώνει αυτόματα δύο αρχικά κεφαλαία γράμματα σε μια καταχώριση (με το χαμηλότερο τμήμα του δευτέρου κεφαλαίου), να κεφαλαιοποιήσει το όνομα των ημερών της εβδομάδας και να αντικαταστήσει έναν ορισμένο αριθμό των καταχωρήσεων κειμένου και των τυπογραφικών στοιχείων με συγκεκριμένο υποκατάστατο κείμενο.

Μπορείτε να προσθέσετε στη λίστα αντικατάστασης κειμένου οποιαδήποτε στιγμή κατά τη χρήση του Excel. Αυτές οι αντικαταστάσεις κειμένου μπορεί να είναι δύο τύπων: τα τυπογραφικά λάθη που κάνετε συστηματικά μαζί με τη σωστή ορθογραφία και τις συντμήσεις ή τα ακρωνύμια που πληκτρολογείτε όλη την ώρα μαζί με τις πλήρεις μορφές τους.

Για να προσθέσετε στις αντικαταστάσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο → Επιλογές → Έλεγχος ή πατήστε Alt + FTP και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης ή πατήστε Alt + A.

   Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου αυτόματης διόρθωσης που φαίνεται στο σχήμα.

2. Στην καρτέλα Αυτόματη διόρθωση σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε το τυπογραφικό λάθος ή συντομογραφία στο πλαίσιο κειμένου Αντικατάσταση.

3. Καταχωρίστε τη διόρθωση ή την πλήρη φόρμα στο πεδίο με κείμενο.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ή πατήστε Enter για να προσθέσετε το νέο τυπογραφικό λάθος ή συντομογραφία στη λίστα Αυτόματης Διόρθωσης.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση.

   

   Χρησιμοποιήστε τις επιλογές Αντικατάσταση και με το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση για να προσθέσετε όλα τα τυπογραφικά λάθη και τις συντομεύσεις που θέλετε να διορθώνει ή να συμπληρώνει αυτόματα το Excel.

Εθιμοτυπία επεξεργασίας κυττάρων στο Word 2016

Παρά τη βοήθεια της αυτόματης διόρθωσης, μερικά λάθη είναι βέβαιο ότι θα σας οδηγήσουν. Ο τρόπος με τον οποίο τα διορθώνετε εξαρτάται από το αν παρατηρείτε πριν ή μετά την ολοκλήρωση της καταχώρισης κελιών.

• Εάν εντοπίσετε το λάθος πριν ολοκληρώσετε μια καταχώρηση, μπορείτε να το διαγράψετε πατώντας το πλήκτρο Backspace μέχρι να αφαιρέσετε όλους τους εσφαλμένους χαρακτήρες από το κελί. Στη συνέχεια, μπορείτε να επανατυποποιήσετε το υπόλοιπο της καταχώρησης ή τη φόρμουλα προτού ολοκληρώσετε την καταχώρηση στο κελί.

• Αν δεν ανακαλύψετε το λάθος μέχρι να ολοκληρώσετε την καταχώρηση κυψέλης, έχετε την επιλογή να αντικαταστήσετε ολόκληρο το πράγμα ή να επεξεργαστείτε μόνο τα λάθη.

• Όταν πρόκειται για σύντομες καταχωρίσεις, ίσως θέλετε να πάρετε τη διαδρομή αντικατάστασης. Για να αντικαταστήσετε μια καταχώρηση κυψέλης, τοποθετήστε τον δείκτη κελιού σε αυτό το κελί, πληκτρολογήστε την καταχώρηση αντικατάστασης και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Enter ή πατήστε Enter.

• Όταν το σφάλμα σε μια καταχώρηση είναι σχετικά εύκολο να διορθωθεί και η καταχώρηση είναι στη μεγάλη πλευρά, πιθανότατα θα θέλετε να επεξεργαστείτε την καταχώρηση κυψέλης αντί να την αντικαταστήσετε. Για να επεξεργαστείτε την καταχώρηση στο κελί, απλά κάντε διπλό κλικ ή κάντε διπλό κτύπημα της κελιά ή επιλέξτε το κελί και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2.

• Κάνοντας μία εκ νέου ενεργοποίηση της γραμμής τύπων εμφανίζοντας ξανά τα πλήκτρα Enter και Cancel και τοποθετώντας το σημείο εισαγωγής στην καταχώρηση κυψελών στο φύλλο εργασίας. (Εάν κάνετε διπλό κλικ ή διπλό πάτημα, το σημείο εισαγωγής τοποθετείται ο ίδιος οπουδήποτε κάνετε κλικ, πατήστε F2 και το σημείο εισαγωγής τοποθετείται το ίδιο μετά τον τελευταίο χαρακτήρα της καταχώρησης.)

• Παρατηρήστε επίσης ότι η ένδειξη λειτουργίας αλλάζει στην Επεξεργασία. Ενώ βρίσκεστε σε αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι ή τα πλήκτρα βέλους για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στη θέση στην καταχώρηση κυψελών που χρειάζεται να στερεωθεί.

Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις πληκτρολογήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επανατοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στην καταχώρηση κυψέλης και να διαγράψετε τους ανεπιθύμητους χαρακτήρες. Εάν θέλετε να εισαγάγετε νέους χαρακτήρες στο σημείο εισαγωγής, απλά αρχίστε να πληκτρολογείτε. Αν θέλετε να διαγράψετε τους υπάρχοντες χαρακτήρες στο σημείο εισαγωγής ενώ πληκτρολογείτε νέους χαρακτήρες, πατήστε το πλήκτρο Εισαγωγή στο πληκτρολόγιό σας για να μεταβείτε από την κανονική λειτουργία εισαγωγής σε λειτουργία υπερφόρτωσης. Για να επιστρέψετε στην κανονική λειτουργία εισαγωγής, πατήστε Εισαγωγή δεύτερη φορά. Όταν ολοκληρώσετε τις διορθώσεις στην καταχώρηση κυψέλης, πρέπει να ολοκληρώσετε τις επεξεργασίες πατώντας το πλήκτρο Enter πριν το ενημερώσεις του Excel ενημερώσουν τα περιεχόμενα του κελιού.

Πλήκτρα για τον καθορισμό αυτών των κυττάρων

Πλήκτρα	Τι σημαίνει το πλήκτρο
Διαγραφή	Διαγράφει το χαρακτήρα στα δεξιά του σημείου εισαγωγής
Backspace	προς τα αριστερά του σημείου εισαγωγής
Δεξί βέλος	Τοποθετεί το σημείο εισαγωγής ένα χαρακτήρα προς τα δεξιά
Αριστερό βέλος	Τοποθετεί το σημείο εισαγωγής ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά
το σημείο εισαγωγής, όταν βρίσκεται στο τέλος της καταχώρησης κελιού	, στην προηγούμενη θέση προς τα αριστερά Τέλος ή κάτω βέλος
Μετακινεί το σημείο εισαγωγής μετά τον τελευταίο χαρακτήρα στην κελιά	Αρχική
Μετακινεί το σημείο εισαγωγής μπροστά από τον πρώτο χαρακτήρα του	την καταχώρηση κυψέλης Ctrl + δεξί βέλος
Τοποθετεί το σημείο εισαγωγής μπροστά από την επόμενη λέξη στο κελί	Τοποθετεί το σημείο εισαγωγής μπροστά από την προηγούμενη λέξη στο
η καταχώρηση κυψέλης	Εισαγωγή Διακόπτει τη λειτουργία εισαγωγής και υπερφόρτωσης
Ενώ το E Το xcel βρίσκεται στη λειτουργία Επεξεργασία, πρέπει να εισαγάγετε εκ νέου τα περιεχόμενα των επεξεργασμένων κελιών είτε κάνοντας κλικ στο πλήκτρο Enter στη γραμμή τύπων είτε πατώντας το πλήκτρο Enter ή πατώντας Tab ή συνδυασμό Shift + Tab.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα βέλους ως τρόπο για να ολοκληρώσετε μια καταχώρηση μόνο όταν το πρόγραμμα βρίσκεται σε λειτουργία εισαγωγής. Όταν το πρόγραμμα βρίσκεται στη λειτουργία Επεξεργασία, τα πλήκτρα βέλους μετακινούν το σημείο εισαγωγής μόνο μέσω της καταχώρησης που επεξεργάζεστε, όχι σε ένα νέο κελί.