Πώς να φιλτράρετε μια λίστα δεδομένων στο Excel 2016 - τα ανδρεικέλα

καθιστά ένα αεράκι να κρύψει τα πάντα σε μια λίστα δεδομένων εκτός από τα αρχεία που θέλετε να δείτε. Για να φιλτράρετε τη λίστα δεδομένων μόνο σε εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν μια συγκεκριμένη τιμή, κάντε κλικ στο κουμπί αυτόματου φίλτρου του κατάλληλου πεδίου για να εμφανίσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει όλες τις καταχωρήσεις που έγιναν σε αυτό το πεδίο και επιλέξτε αυτήν που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο.

Το Excel εμφανίζει τότε μόνο εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν την τιμή που επιλέξατε σε αυτό το πεδίο. (Όλα τα άλλα αρχεία κρύβονται προσωρινά.)

Εάν οι επικεφαλίδες της στήλης του πίνακα των δεδομένων σας δεν διαθέτουν προς το παρόν τα αναπτυσσόμενα κουμπιά φίλτρου που εμφανίζονται στα κελιά τους μετά τα ονόματα πεδίων, μπορείτε να τα προσθέσετε απλά κάνοντας κλικ στην επιλογή Αρχική σελίδα → Ταξινόμηση & Φίλτρο → Φιλτράρετε ή πατήστε Alt + HSF.

Για παράδειγμα, στο σχήμα, φιλτράρω τη λίστα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για να εμφανίζονται μόνο εκείνες οι εγγραφές στις οποίες η τοποθεσία είναι είτε Βοστώνη είτε Σαν Φρανσίσκο, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αυτόματου φίλτρου πεδίου τοποθεσίας και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου (Επιλογή όλων) το σημάδι ελέγχου. Στη συνέχεια, έκανα κλικ στα κουτάκια Boston και San Francisco για να προσθέσετε σημειώματα ελέγχου σε αυτά πριν κάνετε κλικ στο OK. (Είναι τόσο απλό.)

Ο κατάλογος δεδομένων υπαλλήλων μετά το φιλτράρισμα όλων των εγγραφών εκτός από εκείνους με τη Βοστώνη ή το Σαν Φρανσίσκο στο πεδίο Θέση.

Αφού φιλτράρετε μια λίστα δεδομένων, ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές με τις οποίες θέλετε να εργαστείτε, μπορείτε να αντιγράψετε αυτές τις εγγραφές σε ένα άλλο μέρος του φύλλου εργασίας στα δεξιά της βάσης δεδομένων (ή ακόμα καλύτερα σε ένα άλλο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας). Απλά επιλέξτε τα κελιά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή πατήστε Ctrl + C, μετακινήστε τον δρομέα κελί στο πρώτο κελί όπου θα εμφανιστούν οι αντιγραμμένες εγγραφές και στη συνέχεια πατήστε Enter. Αφού αντιγράψετε τις φιλτραρισμένες εγγραφές, μπορείτε να προβάλετε ξανά όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων ή να χρησιμοποιήσετε ένα ελαφρώς διαφορετικό φίλτρο.

Αν διαπιστώσετε ότι το φιλτράρισμα της λίστας δεδομένων επιλέγοντας μια μοναδική τιμή σε ένα πεδίο αναπτυσσόμενου πεδίου πεδίου σας δίνει περισσότερα αρχεία από αυτά που πραγματικά θέλετε να αντιμετωπίσετε, μπορείτε να φιλτράρετε περαιτέρω τη βάση δεδομένων επιλέγοντας μια άλλη τιμή στην αναπτυσσόμενη λίστα του δεύτερου πεδίου. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι επιλέγετε Boston ως την τιμή φίλτρου στην αναπτυσσόμενη λίστα του πεδίου τοποθεσίας και καταλήγετε με εκατοντάδες αρχεία της Βοστώνης που εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας.

Για να μειώσετε τον αριθμό των εγγραφών της Βοστώνης σε ένα πιο εύχρηστο αριθμό, θα μπορούσατε στη συνέχεια να επιλέξετε μια τιμή (όπως Ανθρώπινο δυναμικό) στην αναπτυσσόμενη λίστα του τομέα Dept για περαιτέρω φιλτράρισμα της βάσης δεδομένων και μείωση των αρχείων που πρέπει να εργαστείτε με στην οθόνη.Όταν τελειώσετε να εργάζεστε με τα αρχεία υπαλλήλων του Boston Human Resources, μπορείτε να εμφανίσετε ένα άλλο σύνολο, εμφανίζοντας ξανά την αναπτυσσόμενη λίστα του τομέα Dept και αλλάζοντας την τιμή του φίλτρου από το Human Resources σε κάποιο άλλο τμήμα, όπως το Accounting.

Όταν είστε έτοιμοι να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί αυτόματου φιλτραρίσματος του φιλτραρισμένου πεδίου (που υποδεικνύεται από την εμφάνιση ενός φίλτρου κώνου στο αναπτυσσόμενο κουμπί) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή φίλτρου από το όνομα του πεδίου σε παρένθεση) επιλογή κοντά στο μέσο της αναπτυσσόμενης λίστας.

Μπορείτε να αφαιρέσετε προσωρινά τα κουμπιά αυτόματου φιλτραρίσματος από τα κελιά στην επάνω γραμμή της λίστας δεδομένων που περιέχουν τα ονόματα πεδίων και αργότερα να τα εμφανίσετε ξανά κάνοντας κλικ στο κουμπί Φίλτρο στην καρτέλα Δεδομένα ή πατώντας Alt + AT ή Ctrl + Shift + L.