Πίνακας περιεχομένων:
Βίντεο: Access 2003 Expert - Εξαγωγή δεδομένων 2024
Το πρώτο σας βήμα όταν συλλαμβάνετε δεδομένα Excel από μία από αυτές τις εξωτερικές πηγές, υποθέτοντας ότι θέλετε να εισαγάγετε αργότερα τα δεδομένα, είναι να χρησιμοποιήσετε πρώτα το άλλο ένα πρόγραμμα εφαρμογής - όπως ένα λογιστικό πρόγραμμα - για την εξαγωγή των δεδομένων που πρόκειται να αναλυθούν σε ένα αρχείο.
Διαθέτετε δύο βασικές προσεγγίσεις για την εξαγωγή δεδομένων από άλλη εφαρμογή: άμεση εξαγωγή και εξαγωγή σε αρχείο κειμένου.
Άμεση εξαγωγή
Η άμεση εξαγωγή είναι διαθέσιμη σε πολλά λογιστικά προγράμματα επειδή οι λογιστές προτιμούν να χρησιμοποιούν το Excel για την ανάλυση δεδομένων. Για παράδειγμα, το πιο δημοφιλές λογιστικό πρόγραμμα μικρών επιχειρήσεων στον κόσμο είναι το QuickBooks από το Intuit. Όταν παράγετε μια έκθεση λογιστικής στα QuickBooks, το παράθυρο του εγγράφου αναφοράς περιλαμβάνει ένα κουμπί με την ένδειξη Excel ή Εξαγωγή . Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί και το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel.
Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel παρέχει κουμπιά επιλογής με τα οποία δηλώνετε αν θέλετε να στείλετε την αναφορά σε ένα αρχείο με τιμές που χωρίζονται με κόμματα, σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel ή σε ένα υπάρχον Excel υπολογιστικό φύλλο.
Για την αποστολή ( εξαγωγή ) της αναφοράς σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel, πρέπει να προσδιορίσετε αυτό το βιβλίο εργασίας εισάγοντας το όνομα διαδρομής και το όνομα του αρχείου στο πλαίσιο κειμένου που παρέχεται. Ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου του Microsoft Excel που εμφανίζεται (δεν εμφανίζεται) για να προσδιορίσετε το φάκελο και το αρχείο του βιβλίου εργασίας.
Το παράθυρο διαλόγου Αναφορά εξαγωγής περιλαμβάνει επίσης ένα κουμπί "Για προχωρημένους". Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί και το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Advanced για να ελέγξετε τον τρόπο εμφάνισης της εξαγόμενης αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ποιες γραμματοσειρές, χρώματα, διαστήματα και ύψος γραμμών θέλετε. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τις λειτουργίες του Excel στο νέο βιβλίο εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του AutoFit, των γραμμών πλέγματος και ούτω καθεξής.
Μπορείτε να δείτε πώς εξετάζεται η αναφορά του QuickBooks αφού εξαχθεί απευθείας στο Excel.
Εντάξει, προφανώς, μπορεί να μην θέλετε να εξαγάγετε από το QuickBooks. Μπορείτε να εξάγετε δεδομένα απευθείας από ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως για παράδειγμα η Microsoft Access.
Αλλά το βασικό πράγμα που πρέπει να ξέρετε είναι ότι οι εφαρμογές που αποθηκεύουν και συλλέγουν δεδομένα συχνά παρέχουν έναν βολικό τρόπο για να εξάγετε πληροφορίες στο Excel. Προφανώς, ορισμένα προγράμματα εφαρμογών λειτουργούν διαφορετικά, αλλά συνήθως η διαδικασία είναι λίγο περισσότερο από κλικ σε ένα κουμπί με το Excel ή επιλέγοντας μια εντολή με όνομα Εξαγωγή ή Εξαγωγή στο Excel.
Επομένως, κατά την εξαγωγή δεδομένων από κάποιο άλλο πρόγραμμα, το πρώτο βήμα σας είναι να κάνετε λίγη εκσκαφή και έρευνα για να δείτε εάν υπάρχει ένας τρόπος για εύκολη και αυτόματη εξαγωγή δεδομένων στο Excel.Αυτή η διαπίστωση δεν θα πρέπει να διαρκέσει πολύς χρόνος εάν χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό σύστημα βοήθειας.
Οι εκδόσεις της Microsoft Access μέχρι και συμπεριλαμβανομένης της Access 2003 περιλαμβάνουν μια εντολή Εξαγωγή στο μενού Αρχείο και η Access 2007 και νεότερες εκδόσεις περιλαμβάνουν μια εντολή Εξαγωγή στο μενού του Microsoft Office. Επιλέξτε την εντολή Εξαγωγή για εξαγωγή ενός πίνακα πρόσβασης, αναφοράς ή ερωτήματος στο Excel. Απλά επιλέξτε την κατάλληλη εντολή και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει η Access για να καθορίσετε πού πρέπει να τοποθετηθούν οι εξαγόμενες πληροφορίες.
Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου
Όταν χρειάζεται να εξάγετε δεδομένα πρώτα σε ένα αρχείο κειμένου, επειδή η άλλη εφαρμογή δεν θα εξαγάγει αυτόματα τα δεδομένα σας σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, πρέπει να προχωρήσετε σε λίγο περισσότερη προσπάθεια. Ευτυχώς, η διαδικασία είναι ακόμα αρκετά δύσκολη.
Όταν εργάζεστε με εφαρμογές που δεν δημιουργούν αυτόματα ένα βιβλίο εργασίας του Excel, δημιουργείτε μια έκδοση κειμένου μιας έκθεσης που εμφανίζει τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε.
Το τέχνασμα είναι ότι στέλνετε την αναφορά σε ένα αρχείο κειμένου αντί να στέλνετε αυτήν την αναφορά σε έναν εκτυπωτή. Με αυτόν τον τρόπο, η αναφορά αποθηκεύεται στο δίσκο ως κείμενο αντί για εκτύπωση. Αργότερα, το Excel μπορεί εύκολα να εισαγάγει αυτά τα αρχεία κειμένου.
Δείτε πώς αυτό λειτουργεί πιο συγκεκριμένα ακολουθώντας τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η διαδικασία στο QuickBooks. Ας υποθέσουμε ότι πραγματικά θέλετε να εκτυπώσετε μια λίστα με στοιχεία που πουλάτε. Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια αναφορά που να δείχνει αυτήν τη λίστα. Στα QuickBooks, δημιουργείτε αυτήν την αναφορά επιλέγοντας την κατάλληλη εντολή από το μενού Αναφορές.
Το επόμενο βήμα είναι να εκτυπώσετε αυτήν την αναφορά σε ένα αρχείο κειμένου. Στο QuickBooks, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση ή επιλέξτε Αρχείο → Εκτύπωση αναφοράς. Χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε προσέγγιση, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης.
Δώστε προσοχή στα κουμπιά επιλογής Print To που εμφανίζονται κοντά στην κορυφή της καρτέλας Ρυθμίσεις. Τα QuickBooks, όπως και πολλά άλλα προγράμματα, σας δίνουν τη δυνατότητα να εκτυπώσετε την αναφορά σας είτε σε έναν εκτυπωτή είτε σε ένα αρχείο.
Αν θέλετε να εισαγάγετε αργότερα τις πληροφορίες στην αναφορά, θα πρέπει να εκτυπώσετε την αναφορά σε ένα αρχείο. Στην περίπτωση των QuickBooks, αυτό σημαίνει ότι επιλέγετε το κουμπί επιλογής Αρχείο.
Το άλλο πράγμα που πρέπει να κάνετε - αν σας δοθεί μια επιλογή - είναι να χρησιμοποιήσετε έναν αποδιαμορφωτή. Η αναπτυσσόμενη λίστα Αρχείο εμφανίζεται ως ο τύπος αρχείου που θα εκτυπώσει το QuickBooks. Συχνά, όμως, οι εφαρμογές σας επιτρέπουν να εκτυπώνετε αρχεία κειμένου που έχουν οριστεί.
Τα αρχεία κειμένου που έχουν υποστεί οριοθέτηση χρησιμοποιούν τους τυπικούς χαρακτήρες που ονομάζονται οριοθέτες για να διαχωρίσουν τα πεδία πληροφοριών στην αναφορά. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα ευθεία αρχείο κειμένου ASCII, αλλά η εισαγωγή ενός αρχείου οριοθετημένου κειμένου είναι ευκολότερη. Επομένως, εάν το άλλο σας πρόγραμμα σας δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας αρχείων οριοθετημένων κειμένων, κάντε το. Στα QuickBooks, μπορείτε να δημιουργήσετε τόσο αρχεία που οριοθετούνται με κόμμα όσο και αρχεία με οριοθετημένες καρτέλες.
Στα QuickBooks, υποδεικνύετε ότι θέλετε ένα αρχείο οριοθετημένου κειμένου, επιλέγοντας Αρχείο με ευδιάκριτο μέγεθος ή Αρχείο με περιορισμένο αριθμό καρτελών από την αναπτυσσόμενη λίστα Αρχείο του πλαισίου διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης.
Για να εκτυπώσετε την αναφορά ως αρχείο, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του πλαισίου διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης.Συνήθως, η εφαρμογή σας ζητά ένα όνομα διαδρομής. Το όνομα διαδρομής περιλαμβάνει τόσο τη θέση του δίσκου όσο και το φάκελο του αρχείου κειμένου καθώς και το όνομα του αρχείου. Παρέχετε αυτές τις πληροφορίες και, στη συνέχεια, η εφαρμογή παράγει το αρχείο κειμένου.
