Πώς να δημιουργήσετε κανόνες επαλήθευσης δεδομένων στο Excel 2016 - ανδρείκελα

Στο Excel 2016 πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες επαλήθευσης δεδομένων, επειδή από τη φύση τους οι άνθρωποι είναι επιρρεπείς να εισάγουν δεδομένα λανθασμένα επειδή η εργασία εισαγωγής δεδομένων είναι τόσο θαμπό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων είναι ανεκτίμητοι. Ένας κανόνας επικύρωσης δεδομένων είναι ένας κανόνας σχετικά με το είδος των δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί.

Όταν επιλέγετε ένα κελί στο οποίο έχει δοθεί ένας κανόνας, ένα μήνυμα εισόδου σας ενημερώνει τι να εισάγετε, όπως φαίνεται εδώ. Και αν εισαγάγετε τα δεδομένα λανθασμένα, μια ειδοποίηση σφάλματος σας λέει τόσο πολύ, επίσης εμφανίζεται.

Ένας κανόνας επικύρωσης δεδομένων σε ενέργεια.

Οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων είναι μια εξαιρετική άμυνα ενάντια στην παραπλανητική καταχώρηση δεδομένων και ότι η φαγούρα αίσθηση που παίρνετε όταν βρίσκεστε στη μέση ενός ενοχλητικού έργου. Σε ένα κελί που καταγράφει καταχωρήσεις ημερομηνίας, μπορείτε να ζητήσετε ημερομηνίες να πέσουν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Σε ένα κελί που καταγράφει καταχωρήσεις κειμένου, μπορείτε να επιλέξετε ένα στοιχείο από μια λίστα αντί να το πληκτρολογήσετε μόνοι σας. Σε ένα κελί που καταγράφει αριθμητικές καταχωρίσεις, μπορείτε να ζητήσετε τον αριθμό να εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο εύρος. Ο πίνακας περιγράφει τις διάφορες κατηγορίες των κανόνων επικύρωσης δεδομένων.

Κανόνας

Τι μπορεί να εισαχθεί Οποιαδήποτε τιμή Οτιδήποτε. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση. Ολικός αριθμός Ολικοί αριθμοί (δεν επιτρέπονται δεκαδικά σημεία). Επιλέξτε έναν χειριστή από την αναπτυσσόμενη λίστα Δεδομένα και τιμές για να περιγράψετε το εύρος των

αριθμών που μπορούν να εισαχθούν.

Δεκαδικός Ίδιος με τον κανόνα ολόκληρου αριθμού εκτός από αριθμούς με δεκαδικούς πόντους επιτρέπονται.

Λίστα Στοιχεία από μια λίστα. Καταχωρίστε τα στοιχεία της λίστας σε κελιά σε ένα φύλλο εργασίας , είτε σε αυτό που εργάζεστε είτε σε άλλο. Στη συνέχεια, ανοίξτε ξανά το

παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής εύρους

(μπορείτε να το βρείτε στη δεξιά πλευρά του πλαισίου κειμένου Πηγή) και

επιλέξτε τα κελιά που κρατούν τη λίστα. Τα στοιχεία λίστας εμφανίζονται σε αναπτυσσόμενη λίστα

στο φύλλο εργασίας.

Ημερομηνία Τιμές ημερομηνίας. Επιλέξτε έναν χειριστή από την αναπτυσσόμενη λίστα Δεδομένα και τιμές για να περιγράψετε το εύρος ημερομηνιών. Νωρίτερα σε αυτό το κεφάλαιο,

"Εισαγωγή τιμών ημερομηνίας και ώρας" περιγράφει τον σωστό τρόπο εισαγωγής τιμών

.

Χρόνος Τιμές ώρας. Επιλέξτε έναν χειριστή από την αναπτυσσόμενη λίστα Δεδομένα και τιμές για να περιγράψετε την ημερομηνία και το χρονικό εύρος. Νωρίτερα σε αυτό το κεφάλαιο , στην ενότητα "Εισαγωγή τιμών ημερομηνίας και ώρας" περιγράφεται ο σωστός τρόπος

για την εισαγωγή ενός συνδυασμού τιμών ημερομηνίας και ώρας.

Μήκος κειμένου Ένας ορισμένος αριθμός χαρακτήρων. Επιλέξτε έναν χειριστή από την αναπτυσσόμενη λίστα Δεδομένα και τιμές για να περιγράψετε πόσους χαρακτήρες μπορεί να εισαχθεί

Προσαρμοσμένο Μια λογική τιμή (True ή False). Καταχωρίστε έναν τύπο που περιγράφει το τι συνιστά αληθινή ή ψευδή καταχώρηση δεδομένων.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων:

Επιλέξτε το κελί ή τα κελιά που χρειάζονται έναν κανόνα.

1. Στην καρτέλα Δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Επικύρωση δεδομένων.

2. Όπως φαίνεται εδώ, βλέπετε την καρτέλα Ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Validation Data.

   καρτέλα Ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου Validation Data.

   

   Στην αναπτυσσόμενη λίστα "Να επιτρέπεται", επιλέξτε την κατηγορία του κανόνα που θέλετε.

3. Καταχωρίστε τα κριτήρια για τον κανόνα.

4. Ποια είναι τα κριτήρια εξαρτάται από την κατηγορία κανόνων στην οποία εργάζεστε. Ο πίνακας περιγράφει τον τρόπο εισαγωγής των κριτηρίων για κανόνες σε κάθε κατηγορία. Μπορείτε να ανατρέξετε στα κελιά στο φύλλο εργασίας επιλέγοντάς τα. Για να το κάνετε αυτό, είτε επιλέξτε τις απευθείας είτε κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής εύρους και στη συνέχεια επιλέξτε τις.

   Στην καρτέλα Εισαγωγή μηνυμάτων εισάγετε ένα τίτλο και ένα μήνυμα εισαγωγής.

5. Μπορείτε να δείτε έναν τίτλο ("Quit Sluffing Off") και μήνυμα εισαγωγής ("Εισάγετε έναν αριθμό μεταξύ 24, 000 και 32, 000"). Ο τίτλος εμφανίζεται με έντονα γράμματα. Περιγράψτε συνοπτικά το είδος των δεδομένων που ανήκουν στο στοιχείο ή τα κελιά που επιλέξατε.

   Στην καρτέλα Προειδοποίηση σφάλματος (Error Alert), επιλέξτε ένα στυλ για το σύμβολο στο παράθυρο διαλόγου Προειδοποίηση μηνυμάτων (Message Alert), πληκτρολογήστε έναν τίτλο για το πλαίσιο διαλόγου και εισαγάγετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα.

6. Στο προηγούμενο μήνυμα σφάλματος επιλέχθηκε το σύμβολο Stop. Ο τίτλος που εισάγετε εμφανίζεται στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου και το μήνυμα εμφανίζεται δίπλα στο σύμβολο.

   Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

7. Για να καταργήσετε τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων από τα κελιά, επιλέξτε τα κελιά, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί Επικύρωση δεδομένων και στην καρτέλα Ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων και κάντε κλικ στο κουμπί OK.