Πώς να επεξεργαστείτε ένα βιβλίο εργασίας που εισάγετε στο Excel - dummies

Όταν εισάγετε ένα βιβλίο εργασίας, ορισμένες φορές θα δείτε ότι τα δεδομένα, ∎

Διαγραφή περιττών στηλών

Για να διαγράψετε περιττές στήλες (αυτές μπορεί να είναι κενές στήλες ή στήλες που αποθηκεύουν δεδομένα που δεν χρειάζεστε), κάντε κλικ στο γράμμα της στήλης για να επιλέξετε τη στήλη και κατόπιν επιλέξτε την εντολή Διαγραφή της καρτέλας Αρχική σελίδα

Μπορείτε να επιλέξετε πολλές στήλες για πολλές διαγραφές κρατώντας πατημένο πατήστε το πλήκτρο Ctrl και στη συνέχεια ξεχωριστά κάντε κλικ στα γράμματα της στήλης

Διαγραφή περιττών γραμμών

Για να διαγράψετε περιττές γραμμές, ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να διαγράψετε τις μη απαραίτητες στήλες. Για να διαγράψετε πολλές σειρές, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ct rl και στη συνέχεια επιλέξτε τους αριθμούς σειράς για κάθε σειρά που θέλετε να διαγράψετε. Αφού πραγματοποιήσετε τις επιλογές σας, επιλέξτε την εντολή Διαγραφή της καρτέλας Αρχική σελίδα.

Απλά κάντε διπλό κλικ στην ετικέτα της γραμματοσειράς και το Excel αλλάζει το μέγεθος της στήλης έτσι ώστε να είναι αρκετά ευρύ ώστε να εμφανίζει τις τιμές ή τις ετικέτες που είναι αποθηκευμένες σε αυτήν τη στήλη. Εδώ, το Excel έχει αλλάξει το πλάτος της στήλης H για να εμφανίσει τις τιμές του.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος μιας στήλης, επιλέγοντάς την και στη συνέχεια επιλέγοντας την εντολή Format → Column Width της καρτέλας Home. Όταν το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Πλάτος στήλης, μπορείτε να εισαγάγετε μεγαλύτερη τιμή στο πλαίσιο κειμένου Πλάτος στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Η τιμή που εισάγετε είναι ο αριθμός χαρακτήρων που μπορούν να χωρέσουν σε μια στήλη.

Για τους χειροκίνητους τσιμπήματα, μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος μιας στήλης κάνοντας κλικ και σύροντας την αριστερή γωνία του πλαισίου ετικέτας επιστολής στη στήλη. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της στήλης σε οποιοδήποτε πλάτος σύροντας αυτό το περίγραμμα.

Στο Excel 2007 και στο Excel 2010, επιλέξτε τη στήλη και χρησιμοποιήστε την εντολή "Μορφή → Πλάτος" της καρτέλας "Αρχική" για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου "Πλάτος στήλης" και αλλάξτε το πλάτος της στήλης.

Αλλαγή μεγέθους γραμμών

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των γραμμών, όπως την αλλαγή μεγέθους των στηλών. Απλά επιλέξτε την ετικέτα αριθμού σειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Αρχική σελίδα> Μορφή → Ύψος γραμμής.Όταν το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ύψος γραμμής, μπορείτε να εισαγάγετε μια μεγαλύτερη τιμή στο πλαίσιο κειμένου ύψους γραμμής.

Το ύψος της γραμμής μετράται σε σημεία. (Ένα σημείο ισούται με 1/72 μιας ίντσας.)

Στο Excel 2007 και το Excel 2010, επιλέξτε τη γραμμή και χρησιμοποιήστε την εντολή Αρχική σελίδα> Μορφή → Ύψος γραμμής για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Ύψος Γραμμής και αλλάξτε το ύψος της γραμμής.

Διαγράψτε τα περιεχόμενα που δεν χρειάζεστε

Για να διαγράψετε τα περιεχόμενα μιας περιοχής που περιέχει δεδομένα που δεν χρειάζεστε, επιλέξτε το εύρος φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Διαγραφή → Καθαρισμός όλων της καρτέλας Αρχική σελίδα. Το Excel σβήνει τόσο τα περιεχόμενα των κελιών στην επιλεγμένη περιοχή όσο και οποιαδήποτε μορφοποίηση που αντιστοιχεί σε αυτά τα κελιά.

Μορφοποίηση αριθμητικών τιμών

Για να αλλάξετε τη μορφοποίηση των τιμών σε ένα βιβλίο εργασίας που θέλετε να αναλύσετε, επιλέξτε πρώτα το εύρος αυτού που θέλετε να διαμορφώσετε ξανά. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Αριθμός της καρτέλας Αρχική σελίδα. Όταν το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών", επιλέξτε από τις καρτέλες του να αλλάξετε τη μορφοποίηση του επιλεγμένου εύρους.

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε επιλογές από την καρτέλα Αριθμός για να εκχωρήσετε αριθμητική μορφοποίηση σε τιμές στο επιλεγμένο εύρος. Χρησιμοποιείτε επιλογές από την καρτέλα Alignment για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο τοποθετείτε το κείμενο και τις τιμές στο κελί, από την καρτέλα Γραμματοσειρά για να επιλέξετε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται για τιμές και ετικέτες στην επιλεγμένη περιοχή και από την καρτέλα " την επιλεγμένη περιοχή.

Τα κουμπιά και τα κουτάκια που εμφανίζονται λίγο πάνω από το κουμπί εντολής Αριθμού προβλέπουν αρκετές βολικές επιλογές μορφοποίησης με ένα κλικ. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί εντολών που έχει επισημανθεί με το σύμβολο νομίσματος για να μορφοποιήσετε το επιλεγμένο εύρος χρησιμοποιώντας τη μορφή λογιστικής.

Αντιγραφή δεδομένων φύλλου εργασίας

Για να αντιγράψετε δεδομένα φύλλου εργασίας, πρώτα επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε. Μπορείτε να αντιγράψετε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών. Επιλέξτε την εντολή Αντιγραφή της καρτέλας Αρχική σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή στην οποία θέλετε να τοποθετήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα. Θυμηθείτε: Μπορείτε να επιλέξετε ένα μόνο κελί ή μια περιοχή κελιών. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Επικόλληση της καρτέλας Αρχική σελίδα.

Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε εύρη φύλλου εργασίας σύροντας το ποντίκι. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το εύρος φύλλου εργασίας που θέλετε να αντιγράψετε. Στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και σύρετε το περιθώριο εύρους.

Μετακίνηση δεδομένων φύλλου εργασίας

Για να μεταφέρετε δεδομένα φύλλου εργασίας σε κάποια νέα θέση, επιλέξτε το εύρος που αποθηκεύει τα δεδομένα. Επιλέξτε την εντολή Cut της καρτέλας Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της περιοχής στην οποία θέλετε να μετακινήσετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας. Στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Επικόλληση της καρτέλας Αρχική σελίδα.

Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε εύρη φύλλου εργασίας σύροντας το ποντίκι. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το εύρος φύλλου εργασίας που θέλετε να αντιγράψετε και στη συνέχεια σύρετε το περίγραμμα εύρους.

Αντικατάσταση δεδομένων σε πεδία

Μια από τις πιο συνηθισμένες εντολές που χρησιμοποιούνται για να καθαρίσετε μια λίστα είναι η εντολή Find & Select της καρτέλας Home. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εντολή, επιλέξτε πρώτα τη στήλη με τα δεδομένα που θέλετε να καθαρίσετε κάνοντας κλικ στο γράμμα της στήλης. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εύρεση & Επιλογή → Αντικατάσταση έτσι ώστε το Excel να εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

Εισαγάγετε το εσφαλμένο κείμενο που θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο κειμένου Find What και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το σωστό κείμενο στο πλαίσιο αντικατάστασης με κείμενο.Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων για να διορθώσετε το εσφαλμένο κείμενο.