Πώς να σχεδιάσετε ένα βιβλίο εργασίας Excel 2016 - dummies

Δεν είναι όλα τα φύλλα εργασίας του Excel 2016 προερχόμενα από πρότυπα. Πολλές φορές, πρέπει να δημιουργήσετε μάλλον μοναδικά υπολογιστικά φύλλα που δεν προορίζονται να λειτουργήσουν ως πρότυπα μοντέλα από τα οποία παράγονται ορισμένοι τύποι βιβλίων εργασίας. Στην πραγματικότητα, τα περισσότερα από τα υπολογιστικά φύλλα που δημιουργείτε στο Excel μπορεί να είναι αυτού του είδους, ειδικά εάν η επιχείρησή σας δεν βασίζεται στη χρήση εξαιρετικά τυποποιημένων οικονομικών καταστάσεων και εντύπων.

Σχεδιάζοντας το βιβλίο εργασίας σας

Κατά τη δημιουργία ενός νέου βιβλίου εργασίας από την αρχή, θα πρέπει να ξεκινήσετε εξετάζοντας τη διάταξη και το σχεδιασμό των δεδομένων. Όταν κάνετε αυτόν τον διανοητικό προγραμματισμό, ίσως θελήσετε να αναρωτηθείτε μερικές από τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Η διαμόρφωση του υπολογιστικού φύλλου απαιτεί τη χρήση πινάκων δεδομένων (με επικεφαλίδες στήλης και γραμμής) ή λίστες (μόνο με επικεφαλίδες στηλών);

• Πρέπει αυτοί οι πίνακες δεδομένων και οι κατάλογοι να τοποθετηθούν σε ένα μόνο φύλλο εργασίας ή μπορούν να τοποθετηθούν στην ίδια σχετική θέση σε πολλά φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας (όπως σελίδες ενός βιβλίου);

• Οι πίνακες δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιούν τον ίδιο τύπο τύπων;

• Να κάνετε μερικές από τις στήλες στις λίστες δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο να λαμβάνουν τις εισροές τους από τον υπολογισμό φόρμουλας ή να λαμβάνουν τα εισερχόμενά τους από άλλες λίστες (που ονομάζονται πίνακες αναζήτησης ) στο βιβλίο εργασίας;

• Θα εμφανιστούν όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο και θα εμφανιστούν αυτά τα διαγράμματα στο ίδιο φύλλο εργασίας (αναφέρονται ως ενσωματωμένα γραφήματα ) ή θα εμφανιστούν σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας (που ονομάζεται < φύλλα διαγραμμάτων );

  Μήπως κάποια από τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο προέρχονται από φύλλα εργασίας σε ξεχωριστά αρχεία βιβλίου εργασίας;

• Πόσο συχνά θα ενημερωθούν ή θα προστεθούν τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο;

• Πόσα δεδομένα θα κρατήσει τελικά το υπολογιστικό φύλλο;

• Τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο θα μοιραστούν κυρίως σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή;

• Όλες αυτές οι ερωτήσεις είναι μια προσπάθεια να σας ζητήσουμε να εξετάσετε τον βασικό σκοπό και τη λειτουργία του νέου υπολογιστικού φύλλου πριν ξεκινήσετε την οικοδόμησή του, έτσι ώστε να μπορείτε να βρείτε ένα οικονομικό και λειτουργικό σχέδιο.

Οικονομία

Η οικονομία είναι μια σημαντική παρατήρηση γιατί όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας, όλα τα δεδομένα της φορτώνονται στη δυναμική μνήμη του υπολογιστή σας (γνωστή ως

μνήμη ). Αυτό μπορεί να μην δημιουργεί προβλήματα εάν η συσκευή που εκτελείτε το Excel 2016 είναι μία από τις τελευταίες γενιές υπολογιστών με περισσότερη μνήμη από ό, τι μπορείτε να συλλάβετε τη χρήση ταυτόχρονα, αλλά μπορεί να δημιουργήσει ένα αρκετά μεγάλο πρόβλημα αν χρησιμοποιείτε το Excel σε ένα μικρό tablet των Windows με ελάχιστη μνήμη ή έξυπνο τηλέφωνο με περιορισμένη μνήμη ή να μοιράζονται το αρχείο του βιβλίου εργασίας με κάποιον του οποίου ο υπολογιστής δεν είναι τόσο καλά εξοπλισμένος.Επίσης, ανάλογα με το πόσα δεδομένα γεμίζετε στο βιβλίο εργασίας, μπορεί να έρθετε να δείτε το ερπυσμό του Excel και να ανιχνεύσετε όσο περισσότερο δουλεύετε με αυτό. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, βεβαιωθείτε ότι δεν προσθέτετε τους πίνακες δεδομένων και τις λίστες στο βιβλίο εργασίας σας με επιπλέον κενά κελιά "spacer". Κρατήστε τα τραπέζια όσο το δυνατόν πιο κοντά στο ίδιο φύλλο εργασίας (με μόνο μία κενή στήλη ή γραμμή ως διαχωριστικό, το οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε ώστε να κάνετε όσο το δυνατόν μεγαλύτερο ή μεγαλύτερο) ή - αν το επιτρέπει ο σχεδιασμός - κρατήστε τους στην ίδια περιοχή συνεχόμενων φύλλων εργασίας.

Λειτουργικότητα

Μαζί με την οικονομία, πρέπει να δώσετε προσοχή στη λειτουργικότητα του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επιτρέψετε μελλοντική ανάπτυξη όταν επιλέγετε την τοποθέτηση των πινάκων δεδομένων, των λιστών και των γραφημάτων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στην περίπτωση λιστών δεδομένων επειδή έχουν την τάση να μεγαλώνουν περισσότερο και περισσότερο καθώς συνεχίζετε να προσθέτετε δεδομένα, απαιτώντας όλο και περισσότερες σειρές των ίδιων λίγων στηλών στο φύλλο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι συνήθως θα πρέπει να θεωρείτε όλες τις σειρές των στηλών που χρησιμοποιούνται σε μια λίστα δεδομένων ως "off limits". "Στην πραγματικότητα, πάντα τοποθετήστε τα διαγράμματα και άλλα υποστηρικτικά τραπέζια στα δεξιά της λίστας και όχι κάπου κάτω από την τελευταία χρησιμοποιούμενη σειρά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε δεδομένα στη λίστα σας χωρίς να χρειάζεται να σταματήσετε και πρώτα να μετακινήσετε κάποιο άσχετο στοιχείο.

Αυτός ο χωρικός προβληματισμός δεν είναι ο ίδιος όταν τοποθετείτε έναν πίνακα δεδομένων ο οποίος θα ορίζει τις τιμές τόσο κάτω από τις γραμμές όσο και στον πίνακα των στηλών - για παράδειγμα, έναν πίνακα πωλήσεων που αθροίζει τις μηνιαίες πωλήσεις σας ανά στοιχείο με τύπους που υπολογίζουν τα μηνιαία σύνολα η τελευταία σειρά του πίνακα και οι τύποι που υπολογίζουν τα σύνολα στοιχείων στην τελευταία στήλη. Σε αυτόν τον πίνακα, δεν ανησυχείτε ότι πρέπει να μετακινήσετε άλλα στοιχεία, όπως ενσωματωμένα γραφήματα ή άλλους πίνακες δεδομένων που υποστηρίζουν ή δεν σχετίζονται, επειδή χρησιμοποιείτε την ικανότητα του Excel να επεκτείνει τις σειρές και τις στήλες του πίνακα από μέσα.

Καθώς ο πίνακας επεκτείνεται ή συστέλλεται, τα γύρω στοιχεία κινούνται σε σχέση με και με την επέκταση και συστολή του πίνακα. Κάνετε αυτό το είδος της επεξεργασίας στο τραπέζι, επειδή η εισαγωγή νέων γραμμών και των στηλών μπροστά από τους τύπους εξασφαλίζει ότι μπορούν να συμπεριληφθούν στους συνολικούς υπολογισμούς. Με αυτόν τον τρόπο, η σειρά και η στήλη των τύπων στον πίνακα δεδομένων λειτουργεί ως όριο που επιπλέει με την επέκταση ή συστολή των δεδομένων της, αλλά διατηρεί όλα τα άλλα στοιχεία στο κόλπο.

Ολοκλήρωση του σχεδιασμού του βιβλίου εργασίας σας

Αφού σχεδιάσατε περισσότερο ή λιγότερο το πού πηγαίνουν τα πάντα στο νέο σας υπολογιστικό φύλλο, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να δημιουργείτε νέους πίνακες και λίστες. Ακολουθούν ορισμένοι γενικοί δείκτες για τον τρόπο δημιουργίας ενός νέου πίνακα δεδομένων που περιλαμβάνει απλούς συνολικούς υπολογισμούς:

Καταχωρίστε τον τίτλο του πίνακα δεδομένων στο πρώτο κελί, το οποίο σχηματίζει τα αριστερά και τα πάνω άκρα του πίνακα.

• Καταχωρίστε τη σειρά των επικεφαλίδων στη στήλη κάτω από αυτό το κελί, ξεκινώντας από την ίδια στήλη με το κελί με τον τίτλο του πίνακα.

• Καταχωρίστε τις επικεφαλίδες των γραμμών κάτω από την πρώτη στήλη του πίνακα, ξεκινώντας από την πρώτη σειρά που θα περιέχει δεδομένα.(Κάνοντας αυτό αφήνει ένα κενό κελί όπου η στήλη των επικεφαλίδων σειράς τέμνει τη σειρά των επικεφαλίδων στηλών.)

• Κατασκευάστε τον πρώτο τύπο που αθροίζει τις στήλες (ακόμη κενές) εγγραφές κυττάρων στην τελευταία σειρά του πίνακα και, στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτό σε όλες τις υπόλοιπες στήλες του πίνακα.

• Κατασκευάστε τον πρώτο τύπο που αθροίζει τις σειρές (εξακολουθεί να είναι κενές) εγγραφές κελιών στην τελευταία στήλη του πίνακα και στη συνέχεια αντιγράψτε αυτόν τον τύπο κάτω από τις υπόλοιπες σειρές πίνακα.

• Διαμορφώστε τα κελιά για να κρατήσετε τις τιμές του πίνακα και στη συνέχεια τα εισαγάγετε στα κελιά τους ή εισαγάγετε τις τιμές που πρέπει να υπολογιστούν και, στη συνέχεια, διαμορφώστε τα κελιά τους. (Αυτή είναι η επιλογή σας.)

• Κατά τη ρύθμιση μιας νέας λίστας δεδομένων σε ένα νέο φύλλο εργασίας, εισαγάγετε το όνομα της λίστας στο πρώτο κελί του πίνακα και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη σειρά των επικεφαλίδων της στήλης στην παρακάτω γραμμή. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την πρώτη σειρά δεδομένων κάτω από τις κατάλληλες επικεφαλίδες στηλών.

Αν και μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο βιβλίο εργασίας από την οθόνη του Excel στην προβολή Backstage κατά την πρώτη εκκίνηση του προγράμματος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την κατασκευή ενός νέου υπολογιστικού φύλλου από την αρχή, θα συναντήσετε περιπτώσεις που χρειάζεστε για να ανοίξετε το δικό σας κενό βιβλίο εργασίας μέσα από την ίδια την περιοχή του φύλλου εργασίας. Για παράδειγμα, εάν ξεκινήσετε το Excel ανοίγοντας ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας το οποίο χρειάζεται επεξεργασία και στη συνέχεια μεταφέρεται στην κατασκευή ενός νέου υπολογιστικού φύλλου, θα πρέπει να ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας (το οποίο μπορείτε να κάνετε πριν ή μετά το κλείσιμο του βιβλίου εργασίας με το οποίο ξεκινήσατε το Excel).

Ο ευκολότερος τρόπος για να ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας είναι να πατήσετε Ctrl + N. Το Excel αποκρίνεται ανοίγοντας ένα νέο βιβλίο εργασίας, στο οποίο δίνεται ένα γενικό όνομα Βιβλίου με τον επόμενο αχρησιμοποίητο αριθμό (Βιβλίο2, εάν ανοίξατε το Excel με κενό Βιβλίο1). Μπορείτε επίσης να κάνετε το ίδιο πράγμα στην προβολή Backstage επιλέγοντας Αρχείο → Νέο και κάνοντας κλικ στην μικρογραφία του Λευκού βιβλίου εργασίας.

Μόλις ανοίξετε ένα κενό βιβλίο εργασίας, το Excel κάνει το παράθυρο εγγράφων ενεργό. Για να επιστρέψετε σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας που έχετε ανοίξει (το οποίο θα κάνατε αν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μερικά από τα δεδομένα του σε ένα από τα κενά φύλλα εργασίας), κάντε κλικ στο κουμπί του στη γραμμή εργασιών των Windows ή πατήστε Alt + Tab έως ότου το εικονίδιο του αρχείου στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται στο μέσο της οθόνης.

Εάν ανοίξετε ποτέ ένα κενό βιβλίο κατά λάθος, μπορείτε απλά να το κλείσετε αμέσως πατώντας Ctrl + W, επιλέγοντας Αρχείο → Κλείσιμο ή πατώντας Alt + FC. Το Excel κλείνει τότε το παράθυρο του εγγράφου και σας επιστρέφει αυτόματα στο παράθυρο του βιβλίου εργασίας που ήταν αρχικά ανοιχτό τη στιγμή που ανοίξατε εσφαλμένα το κενό βιβλίο εργασίας.