Πώς να δημιουργήσετε μη αυτόματα πίνακες περιστροφής στο Excel 2016 - dummies

Μερικές φορές, κανένας από τους πίνακες περιστροφής που προτείνει το Excel 2016 κατά τη δημιουργία ενός νέου πίνακα με τη Γρήγορη Ανάλυση εργαλείο ή το κουμπί συνιστώμενης σύστασης του Συγκεντρωτικού Πίνακα ταιριάζει με τον τύπο της περίληψης δεδομένων που έχετε κατά νου.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να επιλέξετε είτε τον προτεινόμενο πίνακα περιστροφής, του οποίου η διάταξη είναι πιο κοντά σε αυτό που έχετε κατά νου, είτε μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε από την αρχή τον πίνακα περιστροφής (μια διαδικασία που δεν είναι τόσο δύσκολη ή χρονοβόρα).

Για να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο έναν νέο περιστρεφόμενο πίνακα από το φύλλο εργασίας με τα δεδομένα προς ανάλυση, τοποθετήστε τον δείκτη κελιού κάπου στα κελιά αυτής της λίστας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Συγκεντρωτικού πίνακα στην καρτέλα "Εισαγωγή" της Κορδέλας ή πατήστε Alt + NV.

Το Excel ανοίγει στη συνέχεια το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Συγκεντρωτικού Πίνακα και επιλέγει όλα τα δεδομένα στη λίστα που περιέχει τον δρομέα κυττάρων (που υποδεικνύεται από ένα περιθώριο γύρω από την περιοχή κυττάρων). Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε το εύρος κυψελών στο πλαίσιο κειμένου Πίνακας / Εύρους κάτω από το κουμπί Επιλογή πίνακα ή εύρους, εάν η περιφέρεια δεν περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα που συνοψίζονται στον πίνακα περιστροφής.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί το νέο περιστρεφόμενο πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας που προσθέτει στο βιβλίο εργασίας. Εάν, ωστόσο, θέλετε να εμφανιστεί το συγκεντρωτικό πίνακα στο ίδιο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Υπάρχον φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, υποδείξτε τη θέση του πρώτου κελιού του νέου πίνακα στο πλαίσιο κειμένου Θέση, όπως φαίνεται εδώ. (Απλά βεβαιωθείτε ότι αυτός ο νέος άξονας δεν πρόκειται να επικαλύψει τους υπάρχοντες πίνακες δεδομένων.)

υποδεικνύει την προέλευση δεδομένων και την θέση του πίνακα πινάκων στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Εάν η πηγή δεδομένων για τον πίνακα περιστροφής είναι ένας εξωτερικός πίνακας βάσης δεδομένων που δημιουργήθηκε με ξεχωριστό πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, όπως Access, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Χρήση μιας εξωτερικής πηγής δεδομένων, να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογή σύνδεσης και, στη συνέχεια, όνομα της σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου "Υπάρχουσες συνδέσεις".

Επίσης, το Excel 2016 υποστηρίζει την ανάλυση δεδομένων από πολλούς σχετικούς πίνακες σε ένα φύλλο εργασίας (που αναφέρεται ως μοντέλο δεδομένων). Εάν τα δεδομένα σε νέο συγκεντρωτικό πίνακα που δημιουργείτε πρόκειται να αναλυθούν μαζί με έναν άλλο υπάρχοντα περιστρεφόμενο πίνακα, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη δεδομένων αυτού του μοντέλου δεδομένων.

Εάν υποδεικνύετε ένα νέο φύλλο εργασίας ως τη θέση του νέου περιστρεφόμενου πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Συγκεντρωτικού Συστήματος, όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, το πρόγραμμα εισάγει ένα νέο φύλλο εργασίας στο μπροστινό μέρος του βιβλίου εργασίας με ένα κενό πλέγμα για τον νέο περιστρεφόμενο πίνακα. Ανοίγει επίσης ένα παράθυρο εργασιών Συγκεντρωτικών πεδίων (PivotTable Fields) στη δεξιά πλευρά της περιοχής του φύλλου εργασίας και προσθέτει την Κονσόλα Συγκεντρωτικού Πίνακα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα στην Κορδέλα (δείτε το παρακάτω σχήμα).

Το παράθυρο εργασιών Συγκεντρωτικών πεδίων χωρίζεται σε δύο περιοχές: το πλαίσιο επιλογής Επιλογή πεδίων για Προσθήκη σε αναφορά με τα ονόματα όλων των πεδίων στη λίστα δεδομένων που μπορείτε να επιλέξετε ως πηγή του πίνακα που προηγείται με κενά πλαίσια ελέγχου και ένα πεδίο "Σύρετε τα πεδία μεταξύ Περιοχών κάτω" και διαιρείται σε τέσσερις ζώνες (FILTERS, COLUMNS, ROWS και VALUES).

Συμπληρωμένος πίνακας περιστροφής μετά την προσθήκη των πεδίων από τη λίστα στοιχείων των εργαζομένων στις διάφορες ζώνες πτώσης.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα νέο φύλλο εργασίας με το κενό πλέγμα πίνακα περιστροφής όπως αυτό που εμφανίζεται, επιλέγοντας το πλήκτρο Κενό Συγκεντρωτικό Πίνακας στο παράθυρο διαλόγου Συνιστώμενο Συγκεντρωτικό Πλαίσιο ή την παλέτα επιλογών του εργαλείου γρήγορης ανάλυσης (εμφανίζεται μόνο όταν η γρήγορη ανάλυση δεν μπορεί να προτείνει άξονα πίνακες για τα δεδομένα σας). Απλά να γνωρίζετε ότι όταν επιλέγετε το κουμπί Blank PivotTable σε αυτό το παράθυρο διαλόγου ή την παλέτα, το Excel 2016 δεν ανοίγει για πρώτη φορά το παράθυρο διαλόγου Create PivotTable.

Αν χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε κάποια από τις επιλογές που προσφέρονται σε αυτό το παράθυρο διαλόγου για τη δημιουργία του νέου σας περιστροφικού πίνακα, θα πρέπει να δημιουργήσετε τον πίνακα περιστροφής με το κουμπί εντολής Συγκεντρωτικού Πίνακα και όχι με το κουμπί Συνιστώμενων Συγκεντρωτικών Συναλλαγών στην καρτέλα Εισαγωγή.

Για να ολοκληρώσετε το νέο περιστρεφόμενο πίνακα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιστοιχίσετε τα πεδία στο παράθυρο εργασίας πεδίων Συγκεντρωτικού πεδίου στα διάφορα μέρη του πίνακα. Κάνετε αυτό μεταφέροντας ένα όνομα πεδίου από το πλαίσιο επιλογής Επιλογή πεδίων σε Προσθήκη στο παράθυρο και προσθέτοντάς το σε μία από τις τέσσερις παρακάτω περιοχές που ονομάζονται ζώνες πτώσης:

• ΦΙΛΤΡΑ: Αυτή η περιοχή περιέχει τα πεδία που σας επιτρέπουν να προβάλετε μέσω των περιλήψεων δεδομένων που εμφανίζονται στον πραγματικό πίνακα περιστροφής, φιλτράροντας σύνολα δεδομένων - λειτουργούν ως φίλτρα για την αναφορά. Για παράδειγμα, εάν ορίσετε το πεδίο Έτος από μια λίστα δεδομένων ως φίλτρο αναφοράς, μπορείτε να εμφανίσετε περιλήψεις δεδομένων στον πίνακα περιστροφής για μεμονωμένα έτη ή για όλα τα έτη που παρουσιάζονται στη λίστα δεδομένων.

• ΣΤΗΛΗ: Αυτή η περιοχή περιέχει τα πεδία που καθορίζουν τη διάταξη των δεδομένων που εμφανίζονται στις στήλες του πίνακα περιστροφής.

• ROWS: Αυτή η περιοχή περιέχει τα πεδία που καθορίζουν τη διάταξη των δεδομένων που εμφανίζονται στις σειρές του πίνακα περιστροφής.

• ΤΙΜΕΣ: Αυτή η περιοχή περιέχει τα πεδία που καθορίζουν ποια δεδομένα παρουσιάζονται στα κελιά του πίνακα περιστροφής - είναι οι τιμές που συνοψίζονται στην τελευταία στήλη της (που έχουν συμπληρωθεί από προεπιλογή).

Για να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο αυτές οι διάφορες ζώνες σχετίζονται με έναν πίνακα περιστροφής, δείτε τον ολοκληρωμένο πίνακα περιστροφής που εμφανίζεται.

Για αυτό το περιστρεφόμενο πίνακα, το πεδίο Φύλο από τη λίστα δεδομένων (ένα πεδίο που περιέχει F [για θηλυκό] ή M [για αρσενικό]) εκχωρείται για να δείξει το φύλο του υπαλλήλου στη ζώνη πτώσης των ΦΙΛΤΡΩΝ. Το πεδίο Dept (το οποίο περιέχει τα ονόματα των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας) έχει αντιστοιχιστεί στη ζώνη πτώσης COLUMNS, στο πεδίο Location (που περιέχει τα ονόματα των διαφόρων πόλεων με εταιρικά γραφεία) στη ζώνη πτώσης ROWS και στο πεδίο Salary στη ζώνη πτώσης VALUES.

Ως αποτέλεσμα, ο πίνακας αυτός εμφανίζει τώρα το άθροισμα των μισθών τόσο για τους άνδρες όσο και για τους εργαζόμενους σε κάθε τμήμα (σε όλες τις στήλες) και στη συνέχεια παρουσιάζει αυτά τα ποσά ανά εταιρική θέση (σε κάθε σειρά).

Μόλις προσθέσετε πεδία σε έναν νέο άξονα περιστροφής (ή επιλέξτε το κελί ενός υπάρχοντος πίνακα σε ένα φύλλο εργασίας), το Excel επιλέγει την καρτέλα Ανάλυση στην καρτέλα Εικονίδιο Συγκεντρωτικού Πλαισίου που εμφανίζεται αυτόματα στη Κορδέλα. Μεταξύ των πολλών ομάδων αυτής της καρτέλας, μπορείτε να βρείτε την ομάδα Εμφάνιση στο τέλος που περιέχει τα ακόλουθα χρήσιμα κουμπιά εντολών:

• Λίστα πεδίων για να αποκρύψετε και να προβάλλετε ξανά το παράθυρο εργασιών Συγκεντρωτικού πεδίου λίστας πεδίων στη δεξιά πλευρά της περιοχής του φύλλου εργασίας

• +/- Κουμπιά για να αποκρύψετε και να επανεμφανίσετε τα κουμπιά επεκτάσεως (+) και σύμπτυξης (-) μπροστά από συγκεκριμένα πεδία ή πεδία γραμμών που σας επιτρέπουν προσωρινά να αφαιρέσετε και να αναδημιουργήσετε ξανά τις συγκεκριμένες συνοπτικές τιμές τους στο πλαίσιο περιστροφής

• Κεφαλίδες πεδίου για να αποκρύψετε και να προβάλλετε ξανά τα πεδία που έχουν αντιστοιχιστεί στις ετικέτες της στήλης και τις ετικέτες γραμμών στον πίνακα περιστροφής