Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel 2016 - dummies

Όπως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση του Excel 2016 για να συμπληρώσετε μια σειρά με βήματα διαφορετικά από μια μονάδα, μπορείτε επίσης να το πάρετε για να συμπληρώσετε προσαρμοσμένες λίστες του δικού σας σχεδίου.

Για παράδειγμα, υποθέστε ότι συχνά πρέπει να εισαγάγετε μια τυπική σειρά τοποθεσιών πόλεων ως τις στήλες ή τις επικεφαλίδες σειράς σε νέα υπολογιστικά φύλλα που δημιουργείτε. Αντί να αντιγράψετε τη λίστα με τις πόλεις από ένα βιβλίο εργασίας σε άλλο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που θα περιέχει όλες τις πόλεις με τη σειρά με την οποία εμφανίζονται κανονικά στα υπολογιστικά σας φύλλα.

Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα στο Excel, μπορείτε να εισαγάγετε όλες ή μέρος των καταχωρήσεων στη σειρά απλώς εισάγοντας το πρώτο στοιχείο σε ένα κελί και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας τη λαβή πλήρωσης για να επεκτείνετε το σειρές είτε κάτω από μια στήλη είτε σε μια σειρά.

Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη σειρά, μπορείτε είτε να εισαγάγετε τη λίστα των καταχωρήσεων της προσαρμοσμένης σειράς σε διαδοχικά κελιά ενός φύλλου εργασίας πριν ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Custom Lists (Προσαρμοσμένες λίστες) είτε μπορείτε να πληκτρολογήσετε τη σειρά των καταχωρήσεων για τις προσαρμοσμένες σειρές στο Λίστα καταλόγων Καταλόγων που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της καρτέλας Προσαρμοσμένες λίστες σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, όπως φαίνεται.

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας πόλεων για αυτόματη συμπλήρωση.

Αν έχετε ήδη καταχωρίσει τη σειρά δεδομένων για την προσαρμοσμένη λίστα σας σε μια σειρά κελιών κάπου σε ένα φύλλο εργασίας, ακολουθήστε τα εξής βήματα για να δημιουργήσετε τη λίστα:

1. Κάντε κλικ στο κελί με την πρώτη καταχώρηση στη συνήθη σειρά και στη συνέχεια σύρετε το ποντίκι ή αγγίξτε το δείκτη μέσω της περιοχής μέχρι να επιλεγούν όλα τα κελιά με καταχωρήσεις.

   Ο δρομέας των αναπτυγμένων κελιών πρέπει τώρα να περιλαμβάνει όλα τα κελιά με καταχωρήσεις για την προσαρμοσμένη λίστα.

2. Επιλέξτε Αρχείο → Επιλογές → Σύνθετη (Alt + FTA) και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών που βρίσκεται στην ενότητα Γενικά.

   Το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες ανοίγει με την καρτέλα Custom Lists, όπου πρέπει τώρα να ελέγξετε την ακρίβεια της κυτταρικής σειράς που αναφέρεται στο πλαίσιο κειμένου "Εισαγωγή λίστας από κελιά". (Το εύρος αυτού του πλαισίου αναφέρει το πρώτο κελί και το τελευταίο κελί στην τρέχουσα επιλεγμένη περιοχή που χωρίζεται από ένα τελεία - μπορείτε να αγνοήσετε τις πινακίδες του δολαρίου μετά από κάθε τμήμα της διεύθυνσης κυψέλης.) Για να ελέγξετε ότι το εύρος κελιών που παρατίθεται στη λίστα εισαγωγής από Το πλαίσιο κειμένου "Κύτταρα" περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις για την προσαρμοσμένη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί "Σύμπτυξη πλαισίου διαλόγου", που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου "Εισαγωγή λίστας από κελιά". Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το Excel αναδιπλώνει το παράθυρο διαλόγου Custom Lists (Προσαρμοσμένες λίστες) προς τα κάτω στο πλαίσιο κειμένου Import List from Cells (Εισαγωγή λίστας από κελιά) και τοποθετεί ένα περιθώριο (τα αποκαλούμενα μυρμήγκια πορείας) γύρω από την περιοχή κυττάρων.

   Αν αυτή η λίστα περιέχει όλες τις καταχωρίσεις για την προσαρμοσμένη λίστα σας, μπορείτε να επεκτείνετε το παράθυρο διαλόγου Custom Lists κάνοντας κλικ στο κουμπί Expand Dialog box (το οποίο αντικαθιστά το κουμπί Dialog Box Collapse) και προχωρήστε στο Βήμα 3.Εάν αυτή η λίστα δεν περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις, κάντε κλικ στο κελί με την πρώτη καταχώρηση και, στη συνέχεια, σύρετέ το μέχρι όλα τα υπόλοιπα κελιά να περικλείονται στη μαρκίζα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη διαλόγου και μεταβείτε στο βήμα 3.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή για να προσθέσετε τις καταχωρήσεις στην επιλεγμένη περιοχή κυττάρων στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας στα δεξιά και στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες στην αριστερή πλευρά Καρτέλα προσαρμοσμένων λιστών.

   Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή", το Excel προσθέτει τις καταχωρήσεις δεδομένων στην επιλεγμένη περιοχή κυττάρων τόσο στα πλαίσια των καταχωρήσεων λίστας όσο και των πλαισίων προσαρμοσμένων λιστών.

4. Επιλέξτε το κουμπί OK δύο φορές, την πρώτη φορά για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Custom Lists και το δεύτερο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel.

Εάν δεν έχετε καταχωρίσει τις καταχωρίσεις για την προσαρμοσμένη λίστα σας οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας, πρέπει να ακολουθήσετε το δεύτερο και το τρίτο βήμα που αναφέρθηκαν προηγουμένως και στη συνέχεια να ακολουθήσετε αυτά τα τρία επιπλέον βήματα:

1. Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Καταχωρήσεις λίστας" στη συνέχεια, πληκτρολογήστε καθεμία από τις καταχωρίσεις για την προσαρμοσμένη λίστα με τη σειρά με την οποία θα εισαχθούν σε διαδοχικά κελιά ενός φύλλου εργασίας.

   Πατήστε το πλήκτρο Enter μετά την πληκτρολόγηση κάθε καταχώρησης για την προσαρμοσμένη λίστα έτσι ώστε κάθε καταχώρηση να εμφανίζεται στη δική της γραμμή στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας ή να διαχωρίσετε κάθε καταχώρηση με κόμμα.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε τις καταχωρίσεις που έχετε πληκτρολογήσει στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας στα δεξιά στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες, που βρίσκεται στην αριστερή πλευρά της καρτέλας Προσαρμοσμένες λίστες.

   Σημειώστε ότι όταν το Excel προσθέτει την προσαρμοσμένη λίστα που μόλις πληκτρολογήσατε στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες, προσθέτει αυτόματα κόμματα μεταξύ κάθε καταχώρησης στη λίστα - ακόμα και αν πατήσετε το πλήκτρο Enter μετά από κάθε καταχώρηση. Διαχωρίζει επίσης αυτόματα κάθε καταχώρηση σε ξεχωριστή γραμμή στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας - ακόμα και αν τα διαχωρίσατε με κόμματα αντί για επιστροφές μεταφοράς.

3. Κάντε διπλό κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες και το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel.

Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις δύο μεθόδους, μπορείτε να συμπληρώσετε ολόκληρη τη σειρά δεδομένων εισάγοντας την πρώτη καταχώρηση της λίστας σε ένα κελί και μετά σύροντας τη λαβή πλήρωσης για να συμπληρώσετε το υπόλοιπο τις καταχωρήσεις. Εάν αποφασίσετε ποτέ ότι δεν χρειάζεστε πλέον μια προσαρμοσμένη λίστα που έχετε δημιουργήσει, μπορείτε να τη διαγράψετε κάνοντας κλικ στη λίστα στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες στο παράθυρο διαλόγου Custom Lists (Προσαρμοσμένες λίστες) και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Delete (Διαγραφή). Το Excel εμφανίζει τότε ένα πλαίσιο ειδοποίησης που υποδεικνύει ότι η λίστα θα διαγραφεί οριστικά όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK. Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε καμία από τις ενσωματωμένες λίστες που εμφανίζονται σε αυτό το πλαίσιο λίστας όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το πλαίσιο διαλόγου Custom Lists (Προσαρμοσμένες λίστες).

Λάβετε υπόψη σας ότι μπορείτε επίσης να συμπληρώσετε οποιοδήποτε μέρος της σειράς εισάγοντας απλά μία από τις καταχωρίσεις στη λίστα και στη συνέχεια σύροντας τη λαβή πλήρωσης στην κατάλληλη κατεύθυνση (προς τα κάτω και προς τα δεξιά για να εισαγάγετε τις επόμενες καταχωρήσεις σε τη λίστα ή πάνω και προς τα αριστερά για να καταχωρίσετε τις προηγούμενες καταχωρίσεις).