Πώς να αντιστοιχίσετε έναν έλεγχο σε λογαριασμούς ή στοιχεία στο QuickBooks Online - dummies

Όταν γράφετε επιταγή στο QuickBooks Online (QBO), πρέπει να αντιστοιχίσετε το κόστος για το οποίο " γράφοντας την επιταγή είτε σε ένα λογαριασμό είτε σε ένα στοιχείο και μπορείτε να ορίσετε μία επιταγή στους λογαριασμούς και τα στοιχεία. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εισαγάγετε και να εκτυπώσετε μια επιταγή:

1. Στη σελίδα Εκμετάλλευση εξόδων, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέας.

2. Από τη λίστα που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο Έλεγχος.

   

   Το QBO εμφανίζει το παράθυρο Ελέγχου που εμφανίζεται. Το παράθυρο χωρίζεται σε διάφορες ενότητες:

   • Η ενότητα Κεφαλίδα: Εμφανίζει το υπόλοιπο στον επιλεγμένο λογαριασμό ελέγχου, τον επιλεγμένο δικαιούχο πληρωμής και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του δικαιούχου πληρωμής, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό και τον αριθμό ελέγχου, εκτυπώστε τον έλεγχο αργότερα.

   • Η ενότητα Λεπτομέρειες λογαριασμού: Χρησιμοποιείτε αυτό όταν η δαπάνη δεν σχετίζεται με ένα στοιχείο που έχετε ορίσει.

   • Η ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου: Χρησιμοποιείτε αυτό όταν γράφετε επιταγή για να πληρώσετε ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που αγοράσατε.

     Συνήθως γράφετε μια επιταγή χρησιμοποιώντας το είτε το την ενότητα Λεπτομέρειες λογαριασμού ή την ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου, αλλά όχι και τα δύο. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο τμήματα. Αν δεν χρησιμοποιείτε μια ενότητα, μπορείτε να την αποκρύψετε κάνοντας κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στο όνομα της ενότητας.

   • Το τμήμα υποσέλιδου: Περιέχει το συνολικό έλεγχο, το πλαίσιο Memo και το πλαίσιο που χρησιμοποιείτε για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στον έλεγχο.

   Το QBO εμφανίζει το υπόλοιπο στον τρέχοντα επιλεγμένο τραπεζικό λογαριασμό.

3. Επιλέξτε έναν δικαιούχο πληρωμής και έναν λογαριασμό από τον οποίο θα γίνει η πληρωμή.

   Παράλληλα με τις πληροφορίες διεύθυνσης του δικαιούχου, η QBO εμφανίζει πληροφορίες από συναλλαγές που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, εκτός εάν δεν έχετε εισάγει ακόμη συναλλαγές για τον εν λόγω δικαιούχο πληρωμής ή έχετε απενεργοποιήσει τη ρύθμιση για την εμφάνιση πληροφοριών συναλλαγής που έχουν εισαχθεί προηγουμένως στις Ρυθμίσεις της εταιρείας.

   Αν εμφανιστεί ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά, εμφανίζονται οι συναλλαγές που ενδεχομένως θέλετε να συνδέσετε με την επιταγή που γράφετε. Από την άλλη πλευρά, εάν ο έλεγχος που γράφετε δεν έχει καμία σχέση με καμία συναλλαγή που εμφανίζεται στο παράθυρο, απλά αγνοήστε το παράθυρο.

4. Κάντε διπλό έλεγχο της ημερομηνίας πληρωμής και του αριθμού ελέγχου και κάντε την κατάλληλη επιλογή στο πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

5. Εκχωρήστε μέρος ή το σύνολο του λογαριασμού ελέγχου σε ένα λογαριασμό εξόδων ή σε ένα στοιχείο χρησιμοποιώντας την ενότητα Στοιχεία λογαριασμού ή την ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου. Για να αντιστοιχίσετε ένα τμήμα σε ένα λογαριασμό εξόδων:

   Εάν σκοπεύετε να ορίσετε την επιταγή μόνο σε λογαριασμούς εξόδων ή μόνο σε στοιχεία, μπορείτε να αποκρύψετε την ενότητα του παραθύρου ελέγχου συναλλαγής που δεν θα χρησιμοποιήσετε. Κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στον τίτλο της ενότητας.

   

   1. Κάντε κλικ στη στήλη "Λογαριασμός" και επιλέξτε έναν κατάλληλο λογαριασμό εξόδων για τον έλεγχο που εγγράφετε.

      Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες που εμφανίζονται στο όνομα λογαριασμού και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε το λογαριασμό.

   2. Στη στήλη Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια περιγραφή της δαπάνης που πληρώνετε.

   3. Στη στήλη Ποσό, δώστε το ποσό της επιταγής που θέλετε να εφαρμόσετε στον επιλεγμένο λογαριασμό.

   4. Εάν πραγματοποιήσατε το κόστος για λογαριασμό ενός πελάτη και θέλετε να χρεώσετε τον πελάτη για το κόστος, ελέγξτε το πλαίσιο "Χρεώσιμο" - και ενδεχομένως το φορολογικό πλαίσιο - και επιλέξτε το όνομα του πελάτη στη στήλη "Πελάτης".

   5. Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 4 για να προσθέσετε περισσότερες γραμμές στον έλεγχο.

6. Για να εκχωρήσετε μέρος ή το σύνολο της επιταγής σε στοιχεία ή υπηρεσίες που έχετε ορίσει, χρησιμοποιήστε την ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου:

   1. Κάντε κλικ στη στήλη Προϊόν / Υπηρεσία και επιλέξτε ένα κατάλληλο στοιχείο για τον έλεγχο που εγγράφετε.

      Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες στη στήλη Προϊόν / Υπηρεσία και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε τον λογαριασμό.

   2. Προαιρετικά, επεξεργαστείτε τη στήλη Περιγραφή για το επιλεγμένο στοιχείο.

   3. Χρησιμοποιήστε τις στήλες Ποσότητα, Ποσοστό και Ποσό για να δώσετε την ποσότητα του επιλεγμένου στοιχείου που αγοράζετε, την τιμή που πληρώνετε για κάθε στοιχείο και το ποσό που πληρώνετε.

      Όταν παρέχετε οποιεσδήποτε δύο από τις τιμές Ποσότητα, Τιμή και Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει την τρίτη τιμή.

   4. Εάν αγοράσατε το στοιχείο για λογαριασμό ενός πελάτη και θέλετε να χρεώσετε τον πελάτη για το στοιχείο, επιλέξτε το πλαίσιο Χρεώσιμο - και ενδεχομένως το φορολογικό πλαίσιο - και επιλέξτε το όνομα του πελάτη στη στήλη Πελατών.

   5. Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 4 για να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία στον έλεγχο.

7. Μπορείτε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο παράθυρο ελέγχου, να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα στον δικαιούχο πληρωμής και να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο (όπως το τιμολόγιο του δικαιούχου) στην επιταγή.

   Για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στον έλεγχο, κάντε κλικ στο πλαίσιο Συνημμένα και περιηγηθείτε στο έγγραφο ή μεταφέρετε και αποθέστε το ηλεκτρονικό αντίγραφο στο πλαίσιο Συνημμένα.

8. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε να

   • Ακυρώσετε τη δράση σας ή να διαγράψετε το παράθυρο και να ξεκινήσετε ξανά.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εκτύπωσης για να εκτυπώσετε τον έλεγχο.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά για να ρυθμίσετε την επιταγή ως επαναλαμβανόμενη πληρωμή που σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε σε ένα πρόγραμμα που καθορίζετε.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα για να δείτε επιπλέον ενέργειες, όπως ακύρωση της επιταγής.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και Νέα για να αποθηκεύσετε τον έλεγχο και να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο Ελέγχου, ώστε να μπορείτε να γράψετε έναν άλλο έλεγχο.