Πώς να προσθέσετε εγγραφές σε μια λίστα δεδομένων στο Excel 2016 - dummies

Αφού δημιουργήσετε τα ονόματα πεδίων και μία καταγραφή της λίστας δεδομένων και τα μορφοποιήσετε ως πίνακα, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να εισάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα ως αρχεία σε επόμενες σειρές της λίστας. Ο πιο άμεσος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να πιέσετε το πλήκτρο Tab όταν ο δρομέας κελί βρίσκεται στο τελευταίο κελί της πρώτης εγγραφής.

Κάνοντας αυτό, το Excel προσθέτει μια επιπλέον σειρά στη λίστα δεδομένων όπου μπορείτε να εισαγάγετε τις κατάλληλες πληροφορίες για την επόμενη εγγραφή.

Όταν πραγματοποιείτε απευθείας καταχώρηση δεδομένων σε έναν πίνακα λίστας δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο στη νέα εγγραφή αντί για το αριστερό πλήκτρο βέλους. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ολοκληρώσετε την καταχώριση στο τελευταίο πεδίο της εγγραφής, επεκτείνετε αυτόματα τη λίστα δεδομένων, προσθέτετε μια νέα εγγραφή και τοποθετήστε τον δρομέα κελί στο πρώτο πεδίο αυτής της εγγραφής. Εάν πατήσετε το αριστερό βέλος για να ολοκληρώσετε την καταχώρηση, το Excel απλώς μετακινεί τον δρομέα κελί στο επόμενο κελί εκτός του πίνακα λίστας δεδομένων.

Χρησιμοποιώντας το κουμπί φόρμας

Αντί να εισάγετε τα αρχεία μιας λίστας δεδομένων απευθείας στον πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων του Excel για να κάνετε τις καταχωρήσεις. Το μόνο πρόβλημα με τη χρήση της φόρμας δεδομένων είναι ότι η εντολή για την εμφάνιση της φόρμας σε ένα φύλλο εργασίας με μια λίστα δεδομένων δεν αποτελεί μέρος των εντολών κορδέλας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη φόρμα δεδομένων μόνο προσθέτοντας το κουμπί εντολών στη γραμμή εργαλείων Γρήγορη πρόσβαση ή μια προσαρμοσμένη καρτέλα Κορδέλα.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσαρμογή Γρήγορης Πρόσβασης" στο τέλος της γραμμής εργαλείων "Γρήγορη πρόσβαση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο "Περισσότερα εντολές" στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού.

1. Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel με την επιλεγμένη καρτέλα Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

   Το κουμπί εντολής φόρμας που θέλετε να προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης είναι διαθέσιμο μόνο όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα" στην αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή εντολών από.

   Κάντε κλικ στην επιλογή "Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα" κοντά στην κορυφή της αναπτυσσόμενης λίστας Επιλογή εντολών από.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Form στο πλαίσιο επιλογής Choose Commands From list και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

3. Το Excel προσθέτει το κουμπί φόρμας στο άκρο της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Μετακίνηση προς τα πάνω και Μετακίνηση προς τα κάτω για να επανατοποθετήσετε το κουμπί φόρμας σε αυτή τη γραμμή εργαλείων.

   Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας με τη λίστα δεδομένων.

4. Η προσθήκη εγγραφών μέσω της φόρμας δεδομένων

Την πρώτη φορά που κάνετε κλικ στο προσαρμοσμένο κουμπί φόρμας που προσθέσατε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, το Excel αναλύει τη σειρά των ονομάτων και καταχωρήσεων πεδίων για την πρώτη εγγραφή και δημιουργεί μια φόρμα δεδομένων.Αυτή η φόρμα δεδομένων αναφέρει τα ονόματα πεδίων που βρίσκονται στην αριστερή πλευρά της φόρμας με τις καταχωρίσεις για την πρώτη εγγραφή στα κατάλληλα πλαίσια κειμένου δίπλα τους. Εδώ μπορείτε να δείτε τη φόρμα δεδομένων για τη νέα βάση δεδομένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Φαίνεται σαν ένα προσαρμοσμένο παράθυρο διαλόγου.

Καταχωρίστε τη δεύτερη εγγραφή της λίστας δεδομένων στη φόρμα δεδομένων της.

Η φόρμα δεδομένων που δημιουργεί το Excel περιλαμβάνει τις καταχωρήσεις που έχετε κάνει στην πρώτη εγγραφή. Η φόρμα δεδομένων περιέχει επίσης μια σειρά κουμπιών (στη δεξιά πλευρά) που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να βρείτε συγκεκριμένες εγγραφές στη βάση δεδομένων. Ακριβώς πάνω από το πρώτο κουμπί (Νέα), στη φόρμα δεδομένων παρατίθεται ο αριθμός της εγγραφής που βλέπετε, ακολουθούμενη από τον συνολικό αριθμό εγγραφών (1 από 1 κατά την πρώτη δημιουργία της φόρμας δεδομένων). Κατά τη δημιουργία νέων καταχωρήσεων θα εμφανιστεί η ένδειξη Νέα εγγραφή πάνω από αυτό το κουμπί αντί του αριθμού εγγραφής.

Όλη η μορφοποίηση που αντιστοιχίζετε στις συγκεκριμένες καταχωρήσεις στην πρώτη εγγραφή εφαρμόζεται αυτόματα σε αυτά τα πεδία σε επόμενες εγγραφές που εισάγετε και χρησιμοποιείται στη φόρμα δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν στη λίστα δεδομένων σας υπάρχει τηλεφωνικό πεδίο, πρέπει να εισαγάγετε μόνο τα δέκα ψηφία του αριθμού τηλεφώνου στο πεδίο Τηλέφωνο της φόρμας δεδομένων, εάν η αρχική εγγραφή αριθμού τηλεφώνου διαμορφώνεται στην πρώτη εγγραφή με τη μορφή του ειδικού αριθμού τηλεφώνου. Με αυτό τον τρόπο, το Excel παίρνει μια νέα εγγραφή στο αρχείο τηλεφώνου, όπως το 3075550045, για παράδειγμα, και αυτόματα διαμορφώνει έτσι ώστε να εμφανίζεται ως (307) 555-0045 στο κατάλληλο κελί της λίστας δεδομένων.

Η διαδικασία για την προσθήκη εγγραφών σε μια λίστα δεδομένων με τη φόρμα δεδομένων είναι απλή. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο, το Excel εμφανίζει μια κενή φόρμα δεδομένων (που φέρει την ένδειξη Νέα εγγραφή στη δεξιά πλευρά της φόρμας δεδομένων), την οποία συμπληρώνετε.

Αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες για το πρώτο πεδίο, πατήστε την καρτέλα για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο της εγγραφής.

Whoa! Μην πιέζετε το πλήκτρο Enter για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο σε μια εγγραφή. Εάν το κάνετε, θα εισαγάγετε τη νέα, μη ολοκληρωμένη εγγραφή στη βάση δεδομένων.

Συνεχίστε να εισάγετε πληροφορίες για κάθε πεδίο και πιέστε Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο της βάσης δεδομένων.

Εάν παρατηρήσετε ότι έχετε κάνει λάθος και θέλετε να επεξεργαστείτε μια καταχώρηση σε ένα πεδίο που έχετε ήδη περάσει, πατήστε Shift + Tab για να επιστρέψετε στο πεδίο αυτό.

• Για να αντικαταστήσετε την καταχώρηση, απλώς ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.

• Για να επεξεργαστείτε μερικούς από τους χαρακτήρες στο πεδίο, πατήστε → ή κάντε κλικ στον δείκτη δέσμης I στην καταχώρηση για να εντοπίσετε το σημείο εισαγωγής. στη συνέχεια, επεξεργαστείτε την καταχώρηση από εκεί.

• Κατά την εισαγωγή πληροφοριών σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, μπορείτε να αντιγράψετε την καταχώρηση που έγινε σε αυτό το πεδίο από την προηγούμενη εγγραφή πιέζοντας το πλήκτρο Ctrl + '(απόστροφο). Πατήστε Ctrl +, για παράδειγμα, για να μεταφέρετε την ίδια καταχώρηση στο πεδίο Κράτος κάθε νέας εγγραφής κατά την εισαγωγή μιας σειράς εγγραφών για άτομα που όλοι ζουν στην ίδια κατάσταση.

Όταν εισάγετε ημερομηνίες σε ένα πεδίο ημερομηνίας, χρησιμοποιήστε μια σταθερή μορφή ημερομηνίας που το Excel ξέρει. (Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε κάτι σαν το

7/21/98 .) Κατά την εισαγωγή κωδικών ZIP που μερικές φορές χρησιμοποιούν αρχικά μηδενικά που δεν θέλετε να εξαφανιστούν από την καταχώρηση (όπως ταχυδρομικός κώδικας 00102) πρώτη καταχώρηση πεδίου με τη μορφή αριθμού ειδικού ταχυδρομικού κώδικα.Σε περίπτωση άλλων αριθμών που χρησιμοποιούν αρχικά μηδενικά, μπορείτε να τα διαμορφώσετε χρησιμοποιώντας τη μορφή κειμένου ή να βάλετε ένα '(απόστροφο) πριν από το πρώτο 0. Το απόστροφο λέει στο Excel να επεξεργαστεί τον αριθμό σαν ετικέτα κειμένου αλλά δεν εμφανίζεται στην ίδια τη βάση δεδομένων. (Το μόνο σημείο που μπορείτε να δείτε το απόστροφο είναι στη γραμμή φόρμουλα όταν ο δρομέας κυττάρων βρίσκεται στο κελί με την αριθμητική καταχώρηση.) Πατήστε το πλήκτρο με το βέλος κάτω όταν έχετε εισαγάγει όλες τις πληροφορίες για τη νέα εγγραφή. Ή, αντί για το κάτω βέλος, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο Enter ή να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο. Το Excel εισάγει τη νέα εγγραφή ως την τελευταία εγγραφή στη βάση δεδομένων στο φύλλο εργασίας και εμφανίζει μια νέα φόρμα κενών δεδομένων, στην οποία μπορείτε να εισάγετε την επόμενη εγγραφή.

Όταν μεταβαίνετε σε μια νέα εγγραφή στη φόρμα δεδομένων, το Excel εισάγει την εγγραφή που μόλις ολοκληρώθηκε ως την τελευταία σειρά της λίστας.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη εγγραφών στη βάση δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Esc ή κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου για να κλείσετε τη φόρμα δεδομένων.