Ηλεκτρονικές χρεώσεις σε Sage Timeslips - ανδρείκελα

οι εταιρείες - κυρίως οι δικηγόροι που εργάζονται με ασφαλιστικές εταιρείες - πρέπει να υποβάλλουν σε ελεγκτικά γραφεία ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Χρησιμοποιώντας το πρόσθετο ηλεκτρονικής τιμολόγησης Sage Timeslips, το οποίο υποστηρίζει μια ποικιλία ηλεκτρονικών μορφών χρέωσης που χρησιμοποιούνται από τα περισσότερα από τα μεγάλα ελεγκτικά γραφεία, μπορείτε να παρακολουθείτε τον χρόνο σας, να προετοιμάζετε ένα νομοσχέδιο στην κατάλληλη ηλεκτρονική μορφή και στη συνέχεια να το εξάγετε στον έλεγχο εταιρεία.

Επισκεφτείτε τον ιστότοπο Sage Timeslips για να διαβάσετε σχετικά με τις ηλεκτρονικές μορφές παράδοσης λογαριασμού που μπορούν να υποστηρίξουν το Timeslips.

Ρύθμιση ηλεκτρονικής χρέωσης

Για να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο ηλεκτρονικής τιμολόγησης Sage Timeslips, πρέπει να το ορίσετε ακολουθώντας τις οδηγίες που συνοδεύουν το πρόσθετο. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε λογαριασμούς με την κατάλληλη μορφή για το ελεγκτικό γραφείο με το οποίο εργάζεστε. Να θυμάστε ότι κάθε ελεγκτικό γραφείο διαθέτει μοναδικές ρυθμίσεις και μορφές αρχείων.

Επιπλέον, πρέπει να προσδιορίσετε τους πελάτες για τους οποίους χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική παράδοση. Ξεκινήστε επιλέγοντας Ονόματα → Πληροφορίες πελάτη. Στο παράθυρο Λίστας πελατών που εμφανίζεται, κάντε διπλό κλικ σε έναν πελάτη για τον οποίο ισχύει η ηλεκτρονική παράδοση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Διακανονισμός 2 του παραθύρου Πληροφορίες πελάτη και ορίστε το πεδίο Ηλεκτρονική παράδοση στην κατάλληλη ελεγκτική εταιρεία.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, πρέπει επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία και να τα αντιστοιχίσετε στους πελάτες που χρησιμοποιούν την επιχείρηση παραλήπτη.

Το πρόσθετο ηλεκτρονικής χρέωσης σας εξοικονομεί χρόνο και σας επιτρέπει να προσθέτετε προκαθορισμένα σύνολα προσαρμοσμένων πεδίων που σχετίζονται με συγκεκριμένες εταιρίες ελέγχου.

Για μερικά ελεγκτικά γραφεία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα για την επίλυση διαφορών επί καθηκόντων του Αμερικανικού Δικηγορικού Συλλόγου (ABA) ή το Σύστημα Διαχείρισης Ομοιόμορφων Δραστηριοτήτων (Task-Based Management System) για τον προσδιορισμό καθηκόντων, εξόδων και αναφορών. Εάν δημιουργήσατε τη βάση δεδομένων σας Timeslips χρησιμοποιώντας το στυλ βάσης δεδομένων Legal with Codes LBA, οι κωδικοί αυτοί υπάρχουν ήδη στη βάση δεδομένων σας. Αν χρησιμοποιήσατε οποιοδήποτε άλλο πρότυπο για να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων Timeslips, πρέπει να εισαγάγετε τους κωδικούς για εργασίες, έξοδα και αναφορές στο πεδίο Nickname 2 της εργασίας, δαπάνη και ψευδώνυμο αναφοράς και χρησιμοποιήστε το πεδίο Ψευδώνυμο 1 για να εισάγετε ένα περιγραφικό όνομα που θα αναγνωρίσετε εύκολα καθώς δημιουργείτε τα γλιστρά.

Στο Set Code Litigation Code Set και στο Σύστημα Διαχείρισης Ενιαίας Δουλειάς, οι κωδικοί αρχίζουν με τα γράμματα A, E, ή L. Αντιστοιχίστε κωδικούς που ξεκινούν από A σε εργασίες, κωδικούς που αρχίζουν με E σε δαπάνες και κωδικούς που αρχίζουν με L σε αναφορές.

Εξετάζοντας τη διαδικασία ηλεκτρονικής χρέωσης

Η διαδικασία ηλεκτρονικής παράδοσης λογαριασμού στο Sage Timeslips είναι παρόμοια με τη διαδικασία δημιουργίας άλλων λογαριασμών.Μπορείτε ακόμα να τοποθετήσετε τους λογαριασμούς σας στο στάδιο της απόδειξης αρχικά, και στη συνέχεια να τις εξετάσετε και να κάνετε αλλαγές. Αλλά όταν είστε έτοιμοι να στείλετε τους λογαριασμούς, τις εξάγετε και στείλετε τα αρχεία σε μια ελεγκτική εταιρεία για έλεγχο.

Από το κάτω μέρος του μενού "Τραπεζογραμμάτια", επιλέξτε την κατάλληλη ηλεκτρονική υπηρεσία παραλαβής λογαριασμού ή ελεγκτικής εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή. Τα Timeslips σας ζητούν έναν φάκελο στον οποίο μπορείτε να αποθηκεύσετε τους εξαγόμενους λογαριασμούς. Μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής, μπορείτε να στείλετε τους λογαριασμούς στο ελεγκτικό γραφείο.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν ολοκληρωθεί η εξαγωγή, το Sage Timeslips μετακινεί τους λογαριασμούς από το στάδιο της απόδειξης σε στάδιο ελέγχου. Ωστόσο, για ορισμένα ελεγκτικά γραφεία, η Timeslips εγκρίνει τους λογαριασμούς.

Τα Timeslips αντιμετωπίζουν τους λογαριασμούς σε στάδιο ελέγχου παρόμοιο με τον τρόπο που αντιμετωπίζει τους λογαριασμούς σε αποδεικτικό στάδιο: Τα Timeslips κλειδώνουν τους λογαριασμούς ενώ το ελεγκτικό γραφείο τις ελέγχει. Όταν η επιχείρηση επικοινωνεί μαζί σας με την εκτίμησή της, εγκρίνετε τους λογαριασμούς που δεν απαιτούν αλλαγές και εκκαθαρίζετε τους λογαριασμούς που απαιτούν αλλαγές από το στάδιο του ελέγχου χρησιμοποιώντας το παράθυρο Bill Stages (επιλέξτε Λογαριασμοί → Έγκριση ή Εκκαθάριση Ελεγμένων λογαριασμών → Έγκριση ή Εκκαθάριση λογαριασμών) και κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές. Στη συνέχεια, εκτυπώνετε ξανά τους λογαριασμούς και επαναλάβετε τη διαδικασία.

Εάν η Timeslips εγκρίνει τους λογαριασμούς που στέλνετε στην ελεγκτική εταιρεία και το ελεγκτικό γραφείο απαιτεί αλλαγές, μπορείτε να εκκαθαρίσετε επιλεγμένους λογαριασμούς από την καρτέλα Undoable του παραθύρου Bill Stages, να τις επεξεργαστείτε, να τις εκτυπώσετε ξανά και να επαναλάβετε την εκτύπωση και την ηλεκτρονική παράδοση επεξεργάζομαι, διαδικασία.

Είναι πιθανό ότι ένα ελεγκτικό γραφείο δεν θα αξιολογήσει τον λογαριασμό σας προτού να είστε έτοιμοι να υποβάλετε ένα άλλο. Στην περίπτωση αυτή, εγκρίνετε το νομοσχέδιο που υποβάλατε ήδη και, εάν το ελεγκτικό γραφείο απαιτεί αλλαγές σε αυτό, προσπαθήστε να το αναιρέσετε. Αν δεν μπορείτε να αναιρέσετε το λογαριασμό, θα πρέπει να καταχωρίσετε μια πιστωτική συναλλαγή για τον αρχικό λογαριασμό, να εισάγετε ξανά τα δεδομένα που εμφανίστηκαν σε αυτό το λογαριασμό και να δημιουργήσετε ένα νέο νομοσχέδιο για αποστολή στην ελεγκτική εταιρεία.

Διαχωρισμός ηλεκτρονικών λογαριασμών

Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία "Διαχωρισμός λογαριασμών" σε Timeslips, η οποία σας επιτρέπει να καθορίσετε κανόνες για την κατανομή ή τη διάσπαση των χρεώσεων σε έναν λογαριασμό μεταξύ χρονομέτρων, γνωρίζετε ότι διαφορετικά ελεγκτικά γραφεία χειρίζονται χωριστή χρέωση σε διαφορετικά τρόπους. Μερικοί το επιτρέπουν, αλλά το αγνοούν, άλλοι το επιτρέπουν και το χρησιμοποιούν, και άλλοι δεν το υποστηρίζουν.