Πώς να πραγματοποιήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2013 - dummies

Το Word 2013 έχει ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό που ονομάζεται συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια συγχώνευση αλληλογραφίας συνδυάζει μια λίστα δεδομένων, συνήθως με ονόματα και διευθύνσεις (δηλαδή πληροφορίες αλληλογραφίας), με ένα γράμμα φόρμας, μια ετικέτα ή ένα πρότυπο φάκελο για την παραγωγή προσαρμοσμένων αντιγράφων της επιστολής για κάθε άτομο.

Οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν τη συγχώνευση αλληλογραφίας για την αποστολή προσαρμοσμένων μηνυμάτων αλληλογραφίας, αλλά δεν είναι μόνο για επιχειρήσεις. Οι οικιακοί χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τη συγχώνευση αλληλογραφίας για τις ετικέτες αλληλογραφίας των Χριστουγέννων, τις προσκλήσεις των κομματιών, τα ενημερωτικά δελτία του συλλόγου και πολλά άλλα

Η εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι μια διαδικασία τριών βημάτων:

1. Δημιουργήστε (ή προσδιορίστε) την πηγή δεδομένων.

2. Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο και στη συνέχεια εισαγάγετε τους κωδικούς συγχώνευσης σε αυτό.

3. Εκτελέστε τη λειτουργία συγχώνευσης μεταξύ της προέλευσης δεδομένων και του κύριου εγγράφου.

Η πηγή δεδομένων πρέπει να είναι οριοθετημένο αρχείο . Με άλλα λόγια, πρέπει να υπάρχει κάποιος συνεπής τρόπος ώστε να γίνεται διάκριση μεταξύ μιας στήλης ή μιας σειράς δεδομένων και της επόμενης. Εδώ είναι μερικοί τύποι πιθανών πηγών δεδομένων:

• Πίνακας Excel ή Word: Εάν η πηγή δεδομένων είναι ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστή στήλη. Το ίδιο ισχύει εάν η πηγή δεδομένων είναι ένας πίνακας Word.

  

• Απλό κείμενο: Εάν η πηγή δεδομένων είναι ένα αρχείο απλού κειμένου, κάθε στήλη οριοθετείται (διαχωρίζεται) από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα, όπως μια καρτέλα ή ένα κόμμα. Όταν ένα αρχείο οριοθετημένου κειμένου χρησιμοποιεί κόμματα, είναι μια τιμή χωρισμένη με κόμματα ή αρχείο CSV.

  

• Outlook: Εάν η προέλευση δεδομένων είναι μια λίστα επαφών του Outlook, κάθε τύπος πληροφοριών βρίσκεται σε ξεχωριστό πεδίο.

• Λίστα λέξεων: Εάν δεν έχετε ήδη μια πηγή δεδομένων, επιλέξτε Mailings → Select Recipients → Type New List για να δημιουργήσετε μία με τη λειτουργία Type New List στο Word.

Ένα αρχείο δεδομένων δεν πρέπει να περιέχει τίποτα εκτός από τα δεδομένα (και ίσως μια ενιαία σειρά ετικετών πεδίων, με όνομα, διεύθυνση, πόλη, κράτος και ZIP). Μην χρησιμοποιείτε τυχόν κενές σειρές ή τίτλους στο επάνω μέρος της σελίδας, επειδή αυτό προκαλεί σύγχυση στο βοηθητικό πρόγραμμα Mail Merge. Ελέγξτε το αρχείο δεδομένων σας για να καταργήσετε τις εξωτερικές σειρές πριν χρησιμοποιήσετε το αρχείο ως πηγή συγχώνευσης αλληλογραφίας σας.

Μετά την προετοιμασία του αρχείου δεδομένων, ρυθμίζετε το κύριο έγγραφο. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε το κύριο έγγραφο από το μηδέν είτε μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα υπάρχον έγγραφο και να το μετατρέψετε ως κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το κύριο έγγραφο αποτελείται από κανονικό κείμενο συν κωδικούς που δείχνουν πού πρέπει να εισαχθούν τα πεδία συγχώνευσης.

Στη συνέχεια, ως τελικό βήμα στη διαδικασία συγχώνευσης, συγκεντρώνετε τα δύο κομμάτια. Μπορείτε να το κάνετε είτε στέλνοντας τα αποτελέσματα απευθείας στον εκτυπωτή είτε δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο που περιέχει τη συγχώνευση, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε ανάλογα με τις ανάγκες και στη συνέχεια να εκτυπώσετε.