Πώς να φιλτράρετε μια προέλευση δεδομένων συγχώνευσης στο Word 2013 - dummies

Στα έγγραφα του Word 2013, το φιλτράρισμα μιας πηγής δεδομένων αποκλείει ορισμένες εγγραφές κοιτάξτε το με άλλο τρόπο, περιλαμβάνει μόνο ορισμένα αρχεία) με βάση ένα ή περισσότερα κριτήρια που καθορίζετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συμπεριληφθούν μόνο διευθύνσεις από μια συγκεκριμένη πόλη ή πολιτεία ή μόνο εκείνες που αντιστοιχούν σε μια λίστα με ορισμένες πόλεις ή πολιτείες.

Τα δεδομένα φιλτραρίσματος αποκλείουν ορισμένες εγγραφές από τα αποτελέσματα συγχώνευσης, αλλά δεν διαγράφουν τα απορριφθέντα δεδομένα από το πρωτότυπο αντίγραφο της πηγής δεδομένων, επομένως μπορείτε να επιλέξετε αργότερα να το επαναλάβετε ή να το συμπεριλάβετε όταν χρησιμοποιείτε το ίδιο σύνολο δεδομένων για άλλα έργα.

1. Στο Word 2013, επιλέξτε Mailings → Edit Recipient List.

   Ανοίγει ο παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας".

2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στην κεφαλίδα της στήλης του City City, επιλέξτε μια πόλη (Avon για αυτό το παράδειγμα) και κάντε κλικ στο OK.

   

   Η προεπισκόπηση της ετικέτας αλλάζει για να εμφανίζεται μόνο μία ετικέτα.

3. Επιλέξτε Mailings → Edit List Recipient List.

   Ανοίγει ο παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας".

4. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στην κεφαλίδα στήλης του πεδίου πόλης και επιλέξτε (Όλα).

   Εμφανίζεται ξανά ο πλήρης κατάλογος και των τεσσάρων εγγραφών.

   

5. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στην κεφαλίδα της στήλης του City City και επιλέξτε (Advanced).

   Το παράθυρο διαλόγου Φίλτρο και ταξινόμηση ανοίγει με την καρτέλα Φίλτρα αρχείων που εμφανίζεται.

6. Επιλέξτε την πόλη από την πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα στη στήλη πεδίου. στη στήλη Σύγκριση σε, στο πρώτο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε μία από τις πόλεις σας (Avon σε αυτό το παράδειγμα).

   

7. Στη δεύτερη σειρά, επιλέξτε Ή από την αναπτυσσόμενη λίστα Και. επιλέξτε Πόλη από την αναπτυσσόμενη λίστα Πεδίο στη δεύτερη σειρά. και στη δεύτερη σειρά στη στήλη Συγκρίνετε σε, πληκτρολογήστε μια άλλη πόλη (Carmel για παράδειγμα).

   

8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK, για να αποδεχτείτε τα νέα κριτήρια φιλτραρίσματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Mail Recipients Mail.

   Δύο ετικέτες εμφανίζονται στα αποτελέσματα: ένα για την πρώτη σας πόλη και ένα για την δεύτερη πόλη.

9. Αποθηκεύστε το έγγραφο και κλείστε το.