Πώς να δημιουργήσετε το Word 2013 συγχωνευμένες επιστολές - οι κόμποι

Ο κωδικός <> δημιουργεί μια τυπική διεύθυνση αλληλογραφίας για εσάς ή μπορείτε να εισάγετε μεμονωμένους κωδικούς για να δημιουργήσετε τον εαυτό σας αποκλειστικά στο μπλοκ διεύθυνσης αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, τα ακόλουθα είναι ισοδύναμα:

που

εισάγει ένα χαιρετισμό, όπως

Επιλέξτε Mailings → Start Merge Mail → Letters.

1. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή δεδομένων προέλευσης.

2. Περιηγηθείτε στο φάκελο που περιέχει τα αρχεία δεδομένων σας για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας. Επιλέξτε το αρχείο συγχώνευσης αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

3. Το παράθυρο διαλόγου Select Table (Επιλογή πίνακα) ανοίγει, ζητώντας σας να επιλέξετε ποιο φύλλο εργασίας θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

   

4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το φύλλο1 $ είναι επιλεγμένο και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το σύμβολο του δολαρίου μετά το όνομα του φύλλου είναι ο τρόπος του Excel να λέει ότι το όνομα είναι απόλυτο - δηλαδή, δεν αλλάζει όταν το χρησιμοποιείς σε μια φόρμουλα. Δεν είναι σημαντικό για τους σκοπούς μας σε αυτή την άσκηση.

   Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στη γραμμή αμέσως κάτω από την ημερομηνία και μετά επιλέξτε Mailings → Block Block.

5. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή διεύθυνσης εισαγωγής.

   Εάν το δείγμα στην περιοχή προεπισκόπησης δεν είναι σωστό, κάντε κλικ στο κουμπί Match Fields και καθορίστε ποια πεδία θα πρέπει να συσχετιστούν με τα τμήματα του μπλοκ διευθύνσεων.

6. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση στην περιοχή προεπισκόπησης φαίνεται σωστά διαμορφωμένη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

   Ένας <> κώδικας εμφανίζεται στο έγγραφο.

   

   Πατήστε Enter για να ξεκινήσει μια νέα γραμμή μετά τον κωδικό <> και στη συνέχεια πληκτρολογήστε Dear και πατήστε το πλήκτρο διαστήματος μία φορά.

7. Στην καρτέλα Αλληλογραφία, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το πεδίο Εισαγωγή συγχώνευσης και στο μενού που εμφανίζεται κάντε κλικ στην επιλογή Όνομα.

   Εισάγεται ένας κώδικας <>>.

8. Πληκτρολογήστε ένα κόμμα μετά τον κωδικό και στη συνέχεια κάντε κλικ για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής αμέσως πριν από την

9. αποθήκευση

   στην πρώτη παράγραφο.

10. Κάντε ξανά κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και κάντε κλικ στην επιλογή Πόλη. Εισάγεται κωδικός <> στο σημείο εισαγωγής. Πατήστε το πλήκτρο διαστήματος μία φορά για να προσθέσετε ένα κενό διάστημα μετά τον κωδικό.

11. Το γράμμα μοιάζει με το ακόλουθο παράδειγμα.

    Επιλέξτε Mailings → Preview Results.

12. Εμφανίζεται το πρώτο γράμμα καθώς θα εκτυπωθεί. Παρατηρήστε ότι υπάρχει επιπλέον χώρος μεταξύ των γραμμών του μπλοκ διευθύνσεων.

    Επιλέξτε όλες τις γραμμές του μπλοκ διευθύνσεων στο προειδοποιητικό γράμμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κεντρική σελίδα → Διαχωρισμός γραμμών και παραγράφων → Αφαίρεση χώρου μετά την παράγραφο. Κάντε κλικ μακριά από την επιλογή για να την αποεπιλέξετε όταν τελειώσετε.

    

13. Αυτό φροντίζει για το πρόβλημα της απόστασης για όλα τα γράμματα στο αρχείο συγχώνευσης.

    Κάντε κλικ στο τέλος της τελευταίας γραμμής του μπλοκ διευθύνσεων και πατήστε Enter μία φορά, δημιουργώντας μια επιπλέον γραμμή μεταξύ της διεύθυνσης και του χαιρετισμού.

14. Επιλέξτε Mailings → Next Record για να δείτε μια προεπισκόπηση του επόμενου γράμματος.

    Για να φτιάξετε καλύτερα τα γράμματα, μπορείτε να τα κεντράρετε κάθετα στη σελίδα.

    

15. Κρατήστε πατώντας Επόμενο Εγγραφή μέχρι να δείτε όλα τα αρχεία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Mailings → Finish & Merge → Edit Individual Documents.

16. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση σε νέο έγγραφο.

    

Κάντε κλικ στο OK για να συγχωνεύσετε όλα τα αντίγραφα σε ένα έγγραφο.

1. Ένα νέο έγγραφο - Letters1 - ανοίγει.

   Μετακινηθείτε στο νέο έγγραφο για να ελέγξετε τα γράμματα. και στη συνέχεια κλείστε το χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές σε αυτό.

2. Αποθηκεύστε τις αλλαγές στο αρχείο κύριου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, κλείστε το.