Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα παραληπτών στο Word 2013 - ανδρείκελα

Εκτός αν έχετε ήδη δημιουργήσει και αποθηκεύσει λίστες παραληπτών στο Word 2013, πρέπει να κάνετε ένα από το μηδέν. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη ρύθμιση της λίστας, την αφαίρεση των περιττών πεδίων που προεπιλέγονται ενοχλητικά από το Word για εσάς, την προσθήκη των πεδίων που πραγματικά χρειάζεστε και, τέλος, τη συμπλήρωση της λίστας. Είναι αρκετά εμπλεκόμενος, επομένως ακολουθήστε από κοντά.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα παραληπτών:

1. Δημιουργήστε και αποθηκεύστε το κύριο έγγραφο.

   Η δημιουργία της λίστας παραληπτών λειτουργεί το ίδιο ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργήσατε.

2. Στην καρτέλα Αλληλογραφία, στην ομάδα Έναρξη αλληλογραφίας αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραλήπτες → Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα.

   Αν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, δεν έχετε δημιουργήσει σωστά το κύριο έγγραφο. Διαφορετικά, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

   

   Το Word υποθέτει ότι χρειάζεστε περίπου δώδεκα πεδία για τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας, το οποίο είναι ανόητο επειδή είναι κάτι παραπάνω από αυτό που χρειάζεστε. Έτσι, το επόμενο σύνολο βημάτων αφαιρεί τα πεδία πλεονασμάτων και τα αντικαθιστά με τα πεδία που απαιτεί το έγγραφό σας.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στήλων.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων, εμφανίζοντας πεδία που το Word υποθέτει ότι χρειάζεστε. Μια τέτοια ανοησία δεν μπορεί να γίνει ανεκτή.

4. Επιλέξτε ένα πεδίο που δεν χρειάζεται .

   Κάντε κλικ με το ποντίκι.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης.

   Η συντόμευση πληκτρολογίου για το κουμπί Ναι είναι το πλήκτρο Y. Ω, και η συντόμευση πληκτρολογίου για το κουμπί Διαγραφή (ανατρέξτε στο Βήμα 5) είναι D. Πληκτρολογώντας το D και στη συνέχεια το Y διαγράφει το επιλεγμένο πεδίο.

7. Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 6 για κάθε πεδίο που δεν χρειάζεστε.

   Μετά την κατάργηση των πεδίων, το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε τα πεδία που χρειάζεστε - εάν υπάρχουν.

   Εάν εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος ή όχι, χρειάζεστε το πεδίο Email_Address όταν συγχωνεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Word χρησιμοποιεί αυτό το πεδίο έτσι ώστε να ξέρει πού να στείλει το μήνυμα. Μην διαγράψετε το πεδίο!

   Αντί να διαγράψετε όλα τα πεδία, μπορείτε να μετονομάσετε μερικά πεδία ώστε να ταιριάζουν με αυτά που χρειάζεστε: Επιλέξτε ένα πεδίο και κάντε κλικ στο κουμπί Μετονομασία.

8. Για να προσθέσετε ένα πεδίο που χρειάζεται στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

   Το παράθυρο διαλόγου Add Teeny Add Field εμφανίζεται στην προβολή.

9. Πληκτρολογήστε το όνομα πεδίου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   • Ονομάστε το πεδίο ώστε να αντικατοπτρίζει το είδος των πληροφοριών σε αυτό. για παράδειγμα, τοποθεσία Shark Bite.

   • Κανένα από τα δύο πεδία δεν μπορεί να έχει το ίδιο όνομα.

   • Τα ονόματα πεδίων μπορούν να περιέχουν κενά, αλλά δεν μπορούν να ξεκινήσουν με ένα κενό.

   • Τα ονόματα πεδίων μπορεί να είναι αρκετά μεγάλα, αν και είναι μικρότερα.

   • Οι ακόλουθοι χαρακτήρες απαγορεύονται σε ένα όνομα πεδίου:.! '[].

10. Επαναλάβετε τα βήματα 8 και 9 για κάθε νέο πεδίο που χρειάζεστε στο κύριο έγγραφο.

    Όταν τελειώσετε, ελέγξτε τη λίστα. Θα πρέπει να ταιριάζει με τη λίστα όλων των πεδίων CAPS στο έγγραφο (αν επιλέξετε να τα δημιουργήσετε). Μην ανησυχείτε αν δεν το κάνει - μπορείτε να προσθέσετε πεδία αργότερα, αν και χρειάζεται περισσότερος χρόνος.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Τώρα βλέπετε ότι τα προσαρμοσμένα πεδία εμφανίζονται ως επικεφαλίδες στηλών στο πλαίσιο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων.

Στο τελευταίο σύνολο βημάτων, συμπληρώνετε τη λίστα παραληπτών. Πρέπει να εισαγάγετε εγγραφές , μία για κάθε έγγραφο που σχεδιάζετε να δημιουργήσετε:

1. Πληκτρολογήστε τα δεδομένα της πρώτης εγγραφής.

   Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που είναι κατάλληλες σε κάθε πεδίο που εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων: όνομα, τίτλος, ψευδώνυμο, πλανήτης προέλευσης κλπ.

2. Πατήστε Tab για να εισέλθετε στο επόμενο πεδίο.

   Αφού συμπληρώσετε το τελευταίο πεδίο, ίσως θέλετε να προσθέσετε μια άλλη εγγραφή:

3. Για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή, πατήστε το πλήκτρο Tab μετά την πληκτρολόγηση στο τελευταίο πεδίο.

   Όταν πατήσετε το πλήκτρο Tab στο τελευταίο πεδίο μιας εγγραφής, δημιουργείται αυτόματα μια νέα εγγραφή και προστίθεται στην επόμενη γραμμή. Συνεχίστε να συμπληρώνετε τα δεδομένα!

4. Ελέγξτε την εργασία σας όταν τελειώσετε.

   Μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε πεδίο σε οποιαδήποτε εγγραφή επιλέγοντάς το με το ποντίκι.

   Εάν κατά λάθος προσθέσετε μια κενή εγγραφή στο τέλος της λίστας, κάντε κλικ για να την επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή καταχώρησης. Αυτό γίνεται επειδή τα κενά αρχεία εξακολουθούν να επεξεργάζονται σε συγχώνευση αλληλογραφίας, η οποία μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα σπατάλη χαρτιού.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων, το οποίο σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη λίστα παραληπτών.

   Ο κατάλογος παραλήπτη παραμένει στο φάκελο που ονομάζεται "Πηγές δεδομένων", βρίσκεται στο φάκελο "Έγγραφα" ή "Έγγραφα μου". Το Word επιλέγει αυτόματα (ή δημιουργεί) αυτόν τον φάκελο.

6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων.

   Τα περιγραφικά ονόματα είναι τα καλύτερα. Μετά από όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά την ίδια λίστα παραληπτών.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

   Επιστρέφετε στο έγγραφο.

Το επόμενο βήμα της αγωνίας αλληλογραφίας είναι να ανακατώνετε τα πεδία από τη λίστα παραληπτών στο κύριο έγγραφο.