Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες που συγχωνεύονται με αλληλογραφία στο Word 2013 - dummies

Υπάρχει ένας τύπος συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2013 που περιλαμβάνει εκτύπωση σε ετικέτες με αυτοκόλλητη ετικέτα, στη συνέχεια, τραβήξτε την από μακριά και χρησιμοποιήστε για αποστολή πακέτων, ετικέτες ονομάτων ή για οποιονδήποτε άλλο σκοπό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για.

Η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι πολύ ίδια για τις ετικέτες, εκτός από το ότι ορίζετε έναν τύπο και μέγεθος ετικέτας και στη συνέχεια το Word δημιουργεί έναν πίνακα που μιμείται τις ετικέτες. Τα πεδία συγχώνευσης τοποθετούνται στην άνω αριστερή γωνία του πίνακα και αντιγράφονται στα υπόλοιπα κελιά.

1. Στο Word, πατήστε Ctrl + N για να ξεκινήσετε ένα νέο κενό έγγραφο και μετά επιλέξτε Mailings → Start Merge Mail → Labels.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.

2. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτές ετικετών, επιλέξτε Avery us Letter; στη λίστα Αριθμός προϊόντος, επιλέξτε 5160 Easy Label Address Labels. κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   

   Σχεδόν κάθε μέγεθος και σχήμα ετικέτας έχει έναν κωδικό στη συσκευασία ή στο ίδιο το ετικέτα. Όταν δημιουργείτε ετικέτες για δικούς σας σκοπούς, ταιριάζετε ακριβώς αυτόν τον κώδικα με ένα από τα πρότυπα στο Word. Στο Βήμα 2, οι ετικέτες διευθύνσεων 5160 Easy Peel είναι ένα παράδειγμα κώδικα ετικέτας.

3. Αν δεν βλέπετε τις γραμμές πλέγματος του πίνακα στην οθόνη, επιλέξτε Διάταξη εργαλείων πινάκων → Προβολή πινάκων πλέγματος.

4. Επιλέξτε Mailings → Select Recipients → Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα.

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή δεδομένων προέλευσης.

5. Περιηγηθείτε στον φάκελο που περιέχει αρχεία δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων σας και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

   Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα ανοίγει, ζητώντας σας να επιλέξετε το φύλλο εργασίας που θα χρησιμοποιήσετε για την πηγή δεδομένων.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το φύλλο1 και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Η πηγή δεδομένων επισυνάπτεται. Στον πίνακα, οι κωδικοί <> εμφανίζονται σε κάθε κελί εκτός από την επάνω αριστερή.

   

7. Επιλέξτε Mailings → Block Block, και στο παράθυρο διαλόγου Insert Address Block που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο OK για να αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του μπλοκ διευθύνσεων.

   Ο κώδικας <> εμφανίζεται μόνο στο επάνω αριστερό κελί.

Για περισσότερη πρακτική, μπορείτε να διαγράψετε τον κώδικα <> και να κατασκευάσετε το δικό σας μπλοκ διεύθυνσης με το χέρι εισάγοντας το πεδίο <>, πατώντας Shift + Enter, εισάγοντας το πεδίο <>, πατώντας Shift + Enter, εισάγοντας το πεδίο < πληκτρολογώντας ένα κόμμα και ένα κενό, εισάγοντας το πεδίο <>, πληκτρολογώντας δύο κενά και εισάγοντας το πεδίο <>.

1. Επιλέξτε Mailings → Update Labels.

   Ο κώδικας από το επάνω αριστερό κελί αντιγράφεται σε όλα τα άλλα κελιά.

2. Επιλέξτε Mailings → Preview Results.

   Εμφανίζονται τα τέσσερα αποτελέσματα ετικετών.

   

3. Αποθηκεύστε το έγγραφο.