Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα στο Word 2016 - ανδρείκελα

Μια φόρμα στο Word 2016 είναι ένας τρόπος για την αναζήτηση και καταγραφή πληροφοριών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φόρμες όπως αυτές που εμφανίζονται για ταχύτερη εισαγωγή δεδομένων και μείωση των λαθών εισαγωγής δεδομένων. Αντί να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες με το χέρι, εσείς ή ένας υπάλληλος εισαγωγής δεδομένων μπορείτε να επιλέξετε καταχωρίσεις από κουτιά σύνθεσης, αναπτυσσόμενες λίστες και επιλογές επιλογής ημερομηνίας.

Εξοικονομούμε χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να εισάγετε όλες τις πληροφορίες με το χέρι και οι πληροφορίες που εισάγετε είναι πιο πιθανό να είναι ακριβείς, επειδή το επιλέγετε από τις καθορισμένες λίστες αντί να τις εισάγετε μόνοι σας.

Μια φόρμα εγγραφής δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα όπως αυτή που εμφανίζεται, ξεκινήστε δημιουργώντας ένα πρότυπο για τη φόρμα σας και τοποθετώντας στη φόρμα στοιχεία ελέγχου εισόδου δεδομένων - τα σύνθετα πλαίσια, τις αναπτυσσόμενες λίστες και τους συλλέκτες ημερομηνιών. Για να συμπληρώσετε μια φόρμα, δημιουργείτε ένα έγγραφο από το πρότυπο φόρμας και πηγαίνετε σε αυτό. Αυτές οι σελίδες εξηγούν πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα και να χρησιμοποιήσετε φόρμες για την καταγραφή πληροφοριών.

Δημιουργία ηλεκτρονικής φόρμας

Το πρώτο βήμα στη δημιουργία μιας φόρμας εισαγωγής δεδομένων είναι η δημιουργία ενός προτύπου για τη διατήρηση της φόρμας. Μετά από αυτό, σχεδιάζετε την ίδια τη φόρμα επισημαίνοντας τα πεδία δεδομένων και δημιουργώντας τα στοιχεία ελέγχου εισόδου δεδομένων. Καλύτερα να διαβάζετε.

Δημιουργία πρότυπου για τη διατήρηση της φόρμας

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο:

1. Πατήστε Ctrl + N για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο.

2. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως.

   Εμφανίζεται το παράθυρο "Αποθήκευση ως".

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

4. Ανοίξτε το μενού Save As Type και επιλέξτε Template Word.

5. Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπό σας και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

   Το Word αποθηκεύει το πρότυπό σας στο φάκελο "Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα" (Default Personal Templates Location).

Δημιουργία των στοιχείων ελέγχου φόρμας και δεδομένων

Η επόμενη εργασία σας είναι να δημιουργήσετε τα στοιχεία ελέγχου φόρμας και δεδομένων για το πρότυπό σας. Καταχωρίστε ετικέτες στη φόρμα όπου θα καταχωρίσετε τις πληροφορίες. Η φόρμα που εμφανίζεται νωρίτερα, για παράδειγμα, έχει πέντε ετικέτες: Όνομα, τηλέφωνο, αμοιβή;, Σύνδεσμος και Ημερομηνία. Αφού εισαγάγετε τις ετικέτες, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε τα στοιχεία ελέγχου εισαγωγής δεδομένων:

1. Εμφανίστε την καρτέλα Προγραμματιστής, εάν είναι απαραίτητο.

   Εάν αυτή η καρτέλα δεν εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και στην κατηγορία Προσαρμογή κορδέλας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.

2. Κάντε κλικ όπου θέλετε να τοποθετήσετε ένα στοιχείο ελέγχου και, στη συνέχεια, δημιουργήστε το στοιχείο ελέγχου κάνοντας κλικ στο κουμπί Ελέγχου και, στη συνέχεια, στο κουμπί "Ιδιότητες" στην καρτέλα "Προγραμματιστής".

   Εδώ θα βρείτε οδηγίες για τη δημιουργία τριών τύπων στοιχείων ελέγχου:

   • Ρυθμιζόμενος κατάλογος: Η αναπτυσσόμενη λίστα είναι ένα μενού που «πέφτει» όταν ανοίγετε για να αποκαλύψετε διαφορετική επιλογή επιλογές.Κάντε κλικ στο κουμπί ελέγχου περιεχομένου λίστας μετακίνησης και, στη συνέχεια, στο κουμπί Ιδιότητες. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, όπως φαίνεται εδώ. Για κάθε επιλογή που θέλετε να τοποθετήσετε στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στο παράθυρο διαλόγου Προσθέστε την επιλογή, εισαγάγετε το όνομα της επιλογής στο πλαίσιο κειμένου Εμφανιζόμενο όνομα και κάντε κλικ στο OK.

     

     Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να δημιουργήσετε επιλογές για ένα αναπτυσσόμενο μενού ή ένα σύνθετο πλαίσιο.

   • Κουτί σύνθεσης: Όπως μια αναπτυσσόμενη λίστα, ένα κουτί "πέφτει" για να αποκαλύψει επιλογές. Ωστόσο, εκτός από την επιλογή μιας επιλογής στην αναπτυσσόμενη λίστα, οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων μπορούν να εισάγουν πληροφορίες στο πλαίσιο. Κάντε κλικ στο κουμπί ελέγχου σύνθετου κουμπιού ελέγχου και έπειτα στο κουμπί Ιδιότητες. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, εισαγάγετε τα ονόματα επιλογών με τον ίδιο τρόπο που τα εισάγετε σε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

   • Επιλογή ημερομηνίας: Ένας επιλογέας ημερομηνίας είναι ένα μίνι ημερολόγιο από το οποίο οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων μπορούν να εισάγουν μια ημερομηνία. Κάντε κλικ στο κουμπί ελέγχου επιλογής ημερομηνίας επιλογής ημερομηνίας και έπειτα στο κουμπί Ιδιότητες. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ελέγχου περιεχομένου, επιλέξτε μια μορφή εμφάνισης για ημερομηνίες και κάντε κλικ στο OK.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το πρότυπο.

   Τώρα είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε τη νέα φόρμα για να εισαγάγετε δεδομένα.

Εισαγωγή δεδομένων στη φόρμα

Τώρα που έχετε το πρότυπο, εσείς ή κάποιος άλλος μπορεί να εισάγει δεδομένα καθαρά σε ευανάγνωστες φόρμες:

1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Νέα.

   Βλέπετε το νέο παράθυρο.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προσωπικά.

   Αυτή η καρτέλα περιλαμβάνει τα πρότυπα που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας.

3. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του προτύπου που δημιουργήσατε για την εισαγωγή δεδομένων στη φόρμα σας.

   Εμφανίζεται η φόρμα.

4. Πληκτρολογήστε πληροφορίες στα πεδία εισαγωγής.

   Πατήστε το βέλος επάνω ή κάτω ή πατήστε Tab και Shift + Tab για να μετακινηθείτε από πεδίο σε πεδίο. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στα πεδία εισαγωγής για να μετακινήσετε το δρομέα εκεί.

5. Όταν τελειώσετε, εκτυπώστε το έγγραφο ή αποθηκεύστε το.