Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο Word 2013 - dummies

Η δημιουργία ενός ευρετηρίου θα ήταν κάτι αποθαρρυντικό χωρίς εργαλεία για να σας βοηθήσει. Με τα εργαλεία ευρετηριοποίησης του Word 2013, πρέπει να σημειώσετε τις σημαντικές λέξεις που θα συμπεριληφθούν στο ευρετήριό σας, αλλά το Word μπορεί να αλφαβητίσει τις καταχωρίσεις για εσάς και να παρακολουθήσει τους αριθμούς σελίδων στους οποίους εμφανίζονται αυτές οι λέξεις.

Με άλλα λόγια, η δημιουργία ενός ευρετηρίου είναι μια διαδικασία δύο σταδίων:

1. Σημειώστε τις καταχωρήσεις ευρετηρίου στο έγγραφο.

2. Σύνταξη του ευρετηρίου.

Κατά την ένδειξη των καταχωρήσεων, κάθε καταχώρηση μπορεί να είναι ένας από τους τρεις τύπους:

• A κύρια καταχώρηση εμφανίζεται με αλφαβητική σειρά στο ευρετήριο. Αυτές είναι οι σημαντικές λέξεις που οι αναγνώστες σας μπορούν να αναζητήσουν.

• Μια υποσημείωση εμφανίζεται δευτερεύουσα σε μια κύρια καταχώρηση. Τα υποκείμενα είναι κατάλληλα όταν ένας όρος έχει νόημα μόνο στο πλαίσιο ενός κύριου όρου. Για παράδειγμα, αν η κύρια καταχώρηση είναι Εμφύλιος πόλεμος , μπορεί να έχετε υποκλάση Οικονομικό αντίκτυπο .

• Μια διασταύρωση είναι μια αναφορά σε μια κύρια καταχώρηση. Μια παραπομπή είναι χρήσιμη όταν ένας όρος είναι συντομογραφία άλλου. Για παράδειγμα, η κύρια καταχώρηση μπορεί να είναι Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής και η διασταύρωση μπορεί να είναι ΗΠΑ .

• Οι διασταυρούμενες αναφορές είναι επίσης χρήσιμες όταν μια συγκεκριμένη λέξη που ενδέχεται να αναζητήσει ένας χρήστης δεν είναι η ίδια λέξη που χρησιμοποιείται για το συγκεκριμένο θέμα στο βιβλίο. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι γράφετε σχετικά με τη δυνατότητα Εύρεση στο Word. μπορείτε να ορίσετε Αναζήτηση ως παραπομπή στο Find, σε περίπτωση που ο αναγνώστης δεν γνωρίζει το επίσημο όνομα του χαρακτηριστικού.

Τρόπος σήμανσης καταχωρήσεων ευρετηρίου

Για να επισημάνετε καταχωρήσεις για ένα ευρετήριο, χρησιμοποιείτε το εργαλείο Μαρκάρισμα εισόδου στην καρτέλα Αναφορές. Όταν επισημάνετε μια καταχώρηση ευρετηρίου, το Word τοποθετεί έναν κρυφό κώδικα στο έγγραφο αμέσως μετά τη λέξη ή τη φράση.

Η επισήμανση των καταχωρήσεων ευρετηρίου μπορεί να είναι μια χρονοβόρα εργασία. Παρόλο που το εργαλείο "Μαρκάρισμα εισόδου" έχει μια επιλογή "Μαρκάρισμα όλων", η οποία σηματοδοτεί όλες τις εμφανίσεις μιας λέξης ταυτόχρονα, η επιλογή "Μαρκάρισμα όλων" τείνει να υπερβεί την ένδειξη. Αυτό σημαίνει ότι ο δείκτης σας θα περιλαμβάνει παρεκκλίνουσες χρήσεις μιας λέξης και όχι μόνο τις σημαντικές χρήσεις και, κατά συνέπεια, καθιστά τον δείκτη σας λιγότερο χρήσιμο στους αναγνώστες σας.

Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο που αναφέρει μόνο σημαντικές χρήσεις των όρων ευρετηρίασής σας, σημειώστε κάθε εγγραφή ξεχωριστά. Αποφύγετε την επιλογή Mark All, εκτός από τις ειδικές περιπτώσεις όπου είναι επιθυμητή η επισήμανση κάθε στιγμιότυπου ενός όρου.

Οι δείκτες επαγγελματικής ποιότητας επισημαίνονται από επαγγελματίες ευρετήρια και ένα μεγάλο έγγραφο, όπως ένα βιβλίο, μπορεί να διαρκέσει πολλές ημέρες για να επισημανθεί.

1. Στην πρώτη παράγραφο του εγγράφου σας, επιλέξτε ένα κύριο κείμενο εισαγωγής, σε αυτό το παράδειγμα Παγκόσμιος πόλεμος I , και έπειτα επιλέξτε Αναφορές → Μαρκάρισμα καταχώρησης.

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Καταχώριση ευρετηρίου.

   

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Σημείωση όλων.

   Ένας κώδικας εισαγωγής ευρετηρίου εισάγεται στο έγγραφο. Το Word εμφανίζει κρυμμένους χαρακτήρες, αν δεν εμφανίζονται ήδη, έτσι ώστε ο κώδικας ευρετηρίου να είναι ορατός. Όλες οι άλλες περιπτώσεις Πρώτος Παγκόσμιος Πόλεμος σημειώνονται επίσης. Το παράθυρο διαλόγου παραμένει ανοιχτό.

   

   Μπορείτε να επισημάνετε τις εμφανίσεις μεμονωμένα ή να τις επισημάνετε όλες ταυτόχρονα, ανάλογα με το αν θέλετε να γίνεται ευρετηρίαση κάθε στιγμιότυπου. Μεταξύ των καταχωρήσεων, μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου ή να το αφήσετε ανοιχτό. Εάν το κλείσετε και στη συνέχεια επιλέξετε κάποιο κείμενο, το επιλεγμένο κείμενο εμφανίζεται αυτόματα στο πλαίσιο κειμένου της κύριας καταχώρισης.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ίδια διαδικασία όπως στα Βήματα 1 και 2 για να επισημάνετε όλες τις περιπτώσεις άλλων κύριων καταχωρήσεων, όπως Royal Australian Air Force , για αυτό το παράδειγμα.

   Ο Mark All πρέπει να χρησιμοποιείται με φειδώ λόγω των προβλημάτων που συζητήθηκαν νωρίτερα, αλλά ο Mark All είναι κατάλληλος σε περιπτώσεις όπου ο αναγνώστης μπορεί να ενδιαφέρεται να βρει κάθε αναφορά ενός όρου.

   Αφήστε το παράθυρο διαλόγου ανοιχτό όταν τελειώσετε.

4. Στην πρώτη παράγραφο, επιλέξτε ένα κύριο κείμενο εισαγωγής, όπως, RAAF. Στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Mark Index Entry, αλλάξτε το κείμενο στο πλαίσιο Main Entry στο RAAF.

5. Επιλέξτε την επιλογή Cross-Reference και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Δείτε και πληκτρολογήστε Royal Australian Air Force, για αυτό το παράδειγμα.

   

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Mark. Στη συνέχεια, κλείστε το παράθυρο διαλόγου.

7. Αποθηκεύστε το έγγραφο και κλείστε το.

Πώς να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο

Αφού το έγγραφο έχει επισημανθεί πλήρως για ευρετηρίαση, μπορείτε να δημιουργήσετε το ευρετήριο. Σε σύγκριση με τη σήμανση, η δημιουργία του δείκτη είναι γρήγορη και εύκολη, απαιτώντας μερικά μόνο βήματα.

1. Ανοίξτε το βιογραφικό σας έγγραφο.

2. Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στο τέλος του εγγράφου, πατήστε Ctrl + Enter για να ξεκινήσετε μια νέα σελίδα και επιλέξτε Αναφορές → Εισαγωγή ευρετηρίου.

   Το παράθυρο διαλόγου Δείκτης ανοίγει.

3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Μορφές, επιλέξτε Κλασσικό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

   

   Ο δείκτης εμφανίζεται στο έγγραφο.

   

4. Εάν εμφανιστούν χαρακτήρες που δεν εμφανίζονται, επιλέξτε Αρχική σελίδα → Εμφάνιση / Απόκρυψη για να αποκρύψετε όλους τους κωδικούς ευρετηρίου και άλλους μη χαρακτήρες.

5. Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο.